Si le compte est bien paramétré dans VT, il recevra des notifications.

Depuis l’onglet administration, rubrique « Mon Compte », on accède à la section « Mes Habilitations » et sur la colonne de droite il est possible de cocher/décocher la réception de mails.

Attention les notifications se sont pas activées par défaut.

Les établissements receveurs n’auront pas de compte demandeur à disposition.

En revanche, il sera possible pour un établissement d’assister un particulier dans sa démarche via le compte du particulier si l’établissement ne dispose pas d’un compte demandeur.

Il existe une alerte automatique en cas de doublon : l’alerte est visible au moment de la création du dossier (uniquement sur l’espace Professionnel et ML, pas sur l’espace Particulier).

Pour qu’une suspicion de doublon apparaisse, il faut que le dossier en cours de création identifie dans la base un dossier comportant les 4 informations similaires suivantes : nom-prénom-date de naissance-sexe.

Il n’y a pas de détection de doublon si l’une de ces données est manquante. La recherche de doublon n’est pas effectuée sur les dossiers archivés, annulés et les dossiers en référencement papier.

Les changements qui génèrent une notification par mail sont personnalisables pour chaque compte ViaTrajectoire.

Cette fonctionnalité peut être activée/désactivée dans la gestion du compte. Chemin d’accès : onglet « Administration » > « Mon compte » > « Mes habilitations » – A droite de l’écran « Mes habilitations », cocher « Réception des mails ».

Attention : par défaut les notifications ne sont pas activées à la création du compte. Il est conseillé d’effectuer ce paramétrage lors de votre première connexion.

Dans l’espace Usagers VTGA, il est possible d’ajouter des critères de recherche de type « Confort » (établissement sécurisé, veilleur de nuit…) et de type « Soins » (suivi psychiatrique…) pour affiner sa recherche.

Il n’y a pas de calcul automatique de la capacité d’accueil (nombre de places / lits) sur VTGA. Il est en revanche possible pour un établissement d’indiquer sa capacité d’accueil globale ou par unité.

Une fois le dossier usager créé, il est possible de lancer une recherche d’établissements dans l’annuaire dans le but de leur envoyer une demande d’admission.

Dans la liste des résultats qui s’affichent, l’utilisateur peut alors « sélectionner » un ou plusieurs établissements pour les enregistrer dans le dossier. Il peut ensuite (immédiatement ou plus tard) consulter les détails de chaque établissement sélectionné sans avoir à relancer la recherche initiale.

Quand il a pris sa décision, l’utilisateur clique alors sur « Envoyer » pour transmettre le dossier aux établissements de son choix.

Les dossiers ne sont pas automatiquement supprimés à leur refus. Une fois refusés le dossier bascule dans un onglet dédié « Refusés » du tableau de bord et reste consultable. Il sera ensuite archivé après 270 jours d’inactivité sur le dossier.

Durée de conservation des données : les données personnelles sont conservées pendant une durée de 10 ans à compter de la date du dernier passage/séjour de la personne concernée dans l’établissement ou service la prenant en charge ou à compter de la dernière consultation du patient.

Cette durée correspond à la durée légale de conservation du dossier médical dans les cabinets libéraux (dans le respect de l’article L. 1142-28 du Code de la santé publique).

Les dossiers présents dans les onglets « Admis » et « Annulés » basculeront automatiquement dans l’onglet « Archivés » au bout de 270 jours.

Les dossiers qui figurent dans l’onglet « Liste d’attente » ne sont jamais archivés.

Il n’y a pas de message d’alerte avant l’archivage du dossier, mais ce dernier reste consultable via l’onglet « archivés » du tableau de bord.

Il n’est pas possible de réactiver un dossier archivé. Il est revanche possible de réactiver un dossier « Annulé ».

Des comptes de formation sont disponibles aux utilisateurs. Pour y avoir accès, merci de faire une demande à l’adresse suivante : deploiement.vtpa@ies-sud.fr

Certains des départements qui utilisent déjà l’outil VTGA sont passés à 100% de dossier dématérialisés sur la plateforme et n’utilisent plus de Cerfa d’admission papier.

Le taux de demandes d’admissions traitées dans l’outil est variable selon les départements.

Depuis votre compte Via Trajectoire, rendez-vous dans l’onglet « ADMINISTRATION » puis « Etablissements ». Cliquer sur l’icône en forme de crayon pour modifier l’établissement concerné, puis dans la section « dossier de demande d’admission », cocher les volets à rendre obligatoires.

Le dossier peut être téléchargé en « format Cerfa » en ouvrant le dossier puis en cliquant en haut de l’écran sur « Télécharger la demande ».

L’historique n’est pas téléchargeable mais peut être consulté depuis le résumé du dossier (en bas, dans la partie « historique des échanges »).

Le médecin traitant peut bien accéder au volet administratif du dossier.

Un médecin traitant peut tout à fait créer un dossier Grand Age et en être le référent au même titre que n’importe quel autre accompagnant.

Dans le volet médical, seul le champ « Contexte de la demande » est obligatoire (les champs liés au médecin traitant ne sont pas obligatoires).

Il est possible pour un médecin qui n’est pas identifié comme médecin traitant de récupèrer le dossier créé par le demandeur pour le compléter (via le numéro de dossier).

Il est néanmoins important que le médecin qui renseigne le volet médical s’identifie dans tous les cas (cf. champs en bas du volet médical), même s’il n’est pas le médecin traitant du demandeur.

L’outil dispose d’une fonction permettant au receveur de demander la mise à jour du dossier au demandeur. En effet, après 90 jours d’inactivité sur un dossier, l’établissement receveur a la possibilité de solliciter le demandeur afin qu’une mise à jour du dossier soit effectuée (le bouton apparaît au bout de 90 jours dans le dossier côté receveur, le reste du temps il est invisible).

Oui, le médecin pourra mettre à jour les volets « médical » et « autonomie » du dossier.

Il est possible dans le volet administratif d’indiquer si la personne concernée par le dossier fait l’objet d’une mesure de protection juridique et d’en préciser la nature puis de désigner nominativement le chargé de protection juridique (dans la partie « Coordonnées des personnes à contacter au sujet de cette demande »).

Si la personne en charge du dossier est uniquement un représentant social, alors il faudra renseigner dans la partie « Coordonnées des personnes à contacter au sujet de cette demande » un autre contact en cliquant sur « Ajouter une personne à contacter »

Oui. Par défaut, le dossier est à remplir en amont de la sélection des établissements. Si un usager fait remplir les 3 volets et que la RA a un utilisateur médecin habilité dans son établissement, il pourra consulter le volet médical.

Si l’usager n’a pas rempli le volet médical, la RA pourra le contacter pour lui demander de compléter son dossier (attention : l’usager ne peut pas remplir le volet medical seul, il doit pour cela solliciter un médecin).

Les informations du dossier peuvent être modifiées au cours du processus.

Oui. Différentes questions sont présentes dans le volet administratif au sujet de la pension de retraite et des éventuelles allocations perçues. Si besoin, l’usager pourra également charger des pièces justificatives dans son dossier.

Oui. Dans le volet administratif, il est demandé qui est la personne à contacter pour le suivi du dossier : la personne elle-même ou un aidant. Il est possible de renseigner les informations concernant l’aidant.

Une colonne dédiée existe également dans le tableau de bord des établissements receveurs : la colonne « R » qui signifie « Référent du dossier » permet de savoir qui est en charge du dossier.

Les informations de contacts sont également présentes dans la partie droite de l’écran lorsque le dossier est ouvert.

Oui. Dans le volet administratif, il est demandé si l’usager est 1/ Informé de la demande 2/ Consentant à la demande. De plus, au moment d’envoyer un dossier à un établissement, un message rappelle « Le consentement de la personne âgée et/ou de son entourage doit avoir été recueilli avant l’envoi de cette demande. »

NB : la demande systématique de RDV par certains établissements permet de confirmer le consentement de la personne concernée

Oui, depuis un dossier du module sanitaire il est possible de créer un dossier VTGA et inversement.

Non, cette fonctionnalité n’est pas prévue. Il est en revanche possible de créer un dossier Grand Âge depuis le module Via Trajectoire Sanitaire.

À partir du 1/1/2024 l’ensemble de la région PACA sera déployé dans VTGA et la consigne ARS sera de faire passer les différentes demandes d’admission dans le logiciel.

Non, pas de blocage. Un aidant peut gérer 2 dossiers en parallèle avec la même adresse mail.

La partie tarification des établissements affichée dans VTGA est alimentée par le site de la CNSA. Depuis l’outil VTGA, lorsque l’on se rend dans l’onglet « Infos Générales » puis « conditions d’hébergement » on rencontre un encart rouge permettant de basculer sur le site de la CNSA.

Ce type d’extraction n’est pas possible par les utilisateurs demandeurs ou receveurs. Il est en revanche possible depuis les détails d’un dossier de cliquer sur « télécharger la demande » en haut de l’écran, ce qui permet de générer un .pdf reprenant les informations du dossier (+ les avis internes et fiche de suivi) au format « Cerfa d’admission papier ».

La valeur légale de la proposition d’admission est identique que le format soit papier ou dématérialisé (ViaTrajectoire).

À partir du 1/1/2024 l’ensemble de la région PACA sera déployé dans VTGA et la consigne ARS sera de faire passer les différentes demandes d’admission dans le logiciel.

Ne pas utiliser l’outil empêchera l’établissement de visualiser certaines demandes d’admission qui lui seront faites dans le logiciel.

L’outil VTGA est conforme aux règles RGPD, dont l’archivage des dossiers sous 270 jours. Ci-dessous un complément sur la conservation des données dans VTGA et les articles de loi correspondants.

Durée de conservation des données : les données personnelles sont conservées pendant une durée de 10 ans à compter de la date du dernier passage/séjour de la personne concernée dans l’établissement ou service la prenant en charge ou à compter de la dernière consultation du patient.

Cette durée correspond à la durée légale de conservation du dossier médical dans les cabinets libéraux (dans le respect de l’article L. 1142-28 du Code de la santé publique).

Oui.

Pour les « demandeurs », qui crééent un dossier, lors de l’envoi d’une demande (fenêtre intitulée « Envoyer une demande »), si celle-ci concerne un hébergement de type « temporaire » et que le niveau d’urgence sélectionné est « immédiat », alors une case à cocher apparaît dans la fenêtre pour permettre à l’utilisateur de préciser s’il s’agit d’une « demande d’Hébergement Temporaire d’Urgence (HTU) ».

Dans le tableau de bord, un sigle « HTU » au niveau de la colonne « Statut » pour les demandes d’hébergement temporaire d’urgence existe.

Dans le dossier, partie « Suivi des demandes », la mention « Hébergement Temporaire d’Urgence (HTU) » pour les demandes concernées est visible.

Pour les établissements receveurs, l’Hébergement Temporaire d’Urgence (HTU) se matérialise comme suit : Ajout du sigle « HTU » dans le tableau de bord au niveau de la colonne « Statut » pour les demandes d’hébergement temporaire d’urgence. Dans le dossier, ajout de la mention « Hébergement Temporaire d’Urgence » dans le résumé du dossier pour décrire le type d’hébergement demandé.

Si la personne souhaite être placée en Ehpad, il faut utiliser le module GA. Si la personne doit être placée dans un établissement Handicap tel qu’un Foyer d’Hébergement, Foyer de Vie, etc., il faut utiliser le module Handicap, sachant que pour entrer en ESMS PH, la personne doit disposer d’une décision d’orientation de la CDAPH.

Il n’y a pas de lien entre VT Handicap et VT Grand Âge, ce sont 2 modules indépendants.

Il est possible, depuis la page d’accueil Via Trajectoire d’aller dans l’onglet « Annuaires » et de choisir « Annuaire des établissements médico-sociaux pour personnes en situation de handicap » afin de consulter les ESMS Handicap.

Non. Sauf si le professionnel de l’ARS est habilité sur l’établissement en question. Il s’agit d’avis internes à la structure.

Merci d’adresser vos demandes concernant le déploiement de ViaTrajectoire Grand Âge en région PACA à l’adresse mail suivante : deploiement.vtpa@ies-sud.fr

Dès que l’outil est mis en service dans un département, les utilisateurs du département concerné peuvent contacter le centre de service pour toute demande de support.

– Adresse mail contact : viatrajectoire@ies-sud.fr

-Numéro d’appel : 04.98.08.00.80

-Formulaire en ligne : Possibilité de contacter le CDS via le portail de santé PACA : Cliquer sur « ? besoin d’aide » puis sur « accéder au formulaire de contact »

Refuser le dossier n’est pas nécessaire.

Il est possible de mettre le dossier en attente (ouvrir le dossier puis cliquer sur « Répondre » puis « Liste d’attente ») et de formuler un commentaire précisant qu’il y a des éléments manquants.

L’établissement est invité, comme il le fait aujourd’hui, à contacter le demandeur pour tout complément d’information. Le demandeur pourra compléter son dossier en ligne, et l’établissement recevra les mises à jour instantanément. Il n’y a pas d’autre fonctionnalité de communication dans l’outil.

Pour annuler une admission faite par erreur, il faut se rendre dans le dossier de la personne concernée, cliquer sur « répondre » en haut à droite puis sur « à réévaluer ». Les admissions effectives ne peuvent pas être annulées.

Le particulier ou le demandeur en charge du dossier peut préciser dans le volet administratif si la personne est en couple ou non, mais il n’existe pas de lien spécifique avec le dossier de la personne concernée. Il est également possible d’utiliser le filtre « couple » pour retrouver ce type de dossier depuis le tableau de bord receveur.

Par défaut, lorsque l’usager accepte une admission, l’outil annule les autres demandes. En revanche, il laisse la possibilité à l’usager (qui doit alors agir sur l’outil) de maintenir ses demandes pour un ou plusieurs établissements de son choix.

Cette fonctionnalité permet à l’usager de recevoir par la suite des réponses d’établissements qui répondraient davantage à ses critères de recherche. Par exemple, son établissement favori le met en liste d’attente faute de place ; un établissement moins adapté peut l’accueillir tout de suite.

Garder la demande active dans le premier lui permettra d’être tenu informé dès qu’une place se libérera.

Oui. L’application vient remplacer le dossier papier, pas les procédures d’organisation propres à chaque établissement. L’établissement pourra contacter l’usager (via téléphone ou autre) pour programmer une visite. Il sera possible de saisir le résultat de cette visite dans le dossier de l’usager. Dans le dossier du demandeur, une rubrique « Suivi » permet notamment d’indiquer une date de visite ainsi que des commentaires.

Il est possible dans l’outil via le bouton « Répondre » (disponible uniquement pour certains profils des établissements receveurs) de « forcer » l’admission en passant d’une proposition d’admission à une admission effective.

L’admission effective doit uniquement être prononcée lorsque la personne est bien accueillie dans l’établissement receveur.

Le receveur ne peut pas ajouter de pièces jointes à un dossier – seuls les particuliers et les demandeurs professionnels en charge du dossier le peuvent. En revanche il est possible de compléter la fiche de suivi du dossier pour mentionner des éléments complémentaires visibles seulement de l’établissement receveur.

Le statut des demandes qui se trouvent dans l’onglet « Annulés » correspond au dernier statut de cette demande avant qu’elle soit annulée.

L’outil permet effectivement de savoir qui a renseigné les différents volets d’un dossier via le bouton « historique des échanges ». Dans le volet médical, on retrouve également une rubrique « médecin suivant la personne » et « médecin ayant rempli le dossier (si différent du médecin traitant) ».

Un établissement receveur a la possibilité de prévenir le demandeur et les autres structures receveuses contactées en signalant le décès de l’usager (possible pour le receveur 7 jours après réception de la demande) Ces critères ne sont cependant pas légalement suffisants pour rendre automatique la déclaration du décès dans le logiciel. En cas d’alerte, le décès devra donc être confirmé soit par un professionnel en relation avec l’usager, soit par l’un de ses aidants.

3 réponses possibles en cas de suspicion de décès pour le référent du dossier : – soit confirmer le décès : dans ce cas, le dossier passera au statut « Annulé » – soit signaler que la personne concernée n’est pas décédée : dans ce cas, le dossier reprendra son cycle de vie et l’indicateur signalant la suspicion de décès disparaîtra – soit indiquer qu’il ne sait pas ou qu’il ne peut pas répondre pour le moment : dans ce cas, l’alerte est maintenue et demeurera visible.

En cas de non réponse, l’annulation du dossier est automatique au bout de 30 jours. Possibilité de réactivation du dossier si celui-ci n’est pas encore archivé.

Cette fonctionnalité n’est à utiliser que si la personne âgée a bien intégré l’établissement receveur (jamais avant), et uniquement dans le cas où l’accompagnant ou l’usager/l’aidant n’aurait pas répondu dans VT. Cela permet de ne pas bloquer le circuit.