Cette fiche décrit :

• Gestion des structures juridiques
• Création d’une structure juridique

1. Gérer la liste des structures juridiques

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des structures juridiques

1.1 Effectuer une recherche

• Dans le Bloc « Liste des filtres », sélectionner vos filtres, au choix :
  • Nom : Nom de l’établissement juridique
  • FINESS Juridique : N° de FINESS
  • SIREN : N°de SIREN
  • N° de Référence : identifiant unique dont le contenu est libre (à indiquer en l’absence de Finess ou Siren)
  • Archivé : archivé oui ou non
• Puis cliquer sur Filtrer
• Les résultats apparaissent dans le bloc Liste de structures juridiques

1.3. Consulter une fiche juridique

• Dans la Colonne action, cliquer sur Action
• Puis sur Consulter
• La fiche Juridique de l’établissement s’ouvre,

 Cette fiche décrit :

• Gestion de la liste des établissements
• Création d’un établissement

1. Gérer la liste des établissements

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion établissements

1.1 Effectuer une recherche

• Dans le Bloc Liste des filtres, sélectionner vos filtres, au choix :
  • Nom : Nom de l’établissement (Localisation géographique)
  • FINESS Géographique : N° FINESS Géographique
  • SIRET : N° SIRET
  • Référence : Identifiant unique dont le contenu est libre (à indiquer en l’absence de Finess ou Siret)
  • Département : champ de saisie en lettres ou sélection dans le menu déroulant
  • Mono-unité : oui/non
  • Mes établissements : oui/non (en fonction de l’identifiant connecté)
  • Droit de modification : oui/non
  • Catégorie d’établissement : liste déroulante
  • Archivé : oui/non
• Puis cliquer sur Filtrer
• Les résultats apparaissent dans le bloc Liste des établissements

 1.2. Visualiser les résultats

• Description des colonnes
  • Nom : Nom de l’établissement (Etablissement géographique)
  • Ville : Ville dans laquelle est situé l’établissement
  • Département : Département de l’établissement
  • Mono-unité : information sur le type
  • Standard : Numéro de téléphone référencé
  • Site : Adresse du site web si disponible
  • La colonne action regroupe les fonctions :
    • Consultation (de la fiche établissement)
    • Modification (de la fiche établissement)

1.3. Consulter un établissement

• Dans la Colonne Actions, cliquer sur Actions
• Puis sur Consulter 
• La fiche de l’établissement s’ouvre, avec :
  • une présentation (un lien sur la page de l’établissement vers le site FINESS est ajouté automatiquement, si le FINESS est saisi)
  • des informations complémentaires
  • les unités disponibles (le clic sur le lien ouvre la fiche Unité)
  • un mémo sur l’activité
  • les contacts usuels

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles

1.4. Modifier une Fiche établissement

• Dans la Colonne action, cliquer sur Action
• Puis sur Modifier
• Le Formulaire de modification s’ouvre (identique au formulaire de consultation)
• Pour valider cliquer sur Mettre à jour

2. Création d’une entité géographique

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des établissement

ou : Mon établissement/Présentation/mon établissement

• Cliquer sur le bouton    / créer un établissement (disponible selon droit au dessus du Bloc liste des filtres en haut à droite)
• Le formulaire  Créer un établissement apparaît
• Renseigner si l’établissement est mono-unité ou non
• Puis renseigner le formulaire Nouvel établissement
• Cliquer sur Sauvegarder

	Les champs suivants ne sont pas modifiables par les utilisateurs : – Raison Sociale – Activités de soins – Catégorie d’établissement
	Il convient d’avoir le droit suivant : ORU_ROR_ETABLISSEMENT_ADMIN pour modifier ces 3 champs.

1.2. Visualiser les résultats

• Description des colonnes
  • Nom : Nom du pôle
  • Structure Juridique du pole : Etablissement (FINESS juridique)
  • Code du pôle : Code attribué au pôle au sein de l’établissement
  • « La colonne action » regroupe les fonctions :
    • Consultation (de la fiche Juridique)
    • Modification (de la fiche juridique)

1.3. Consulter un pôle

• Dans la Colonne action, cliquer sur Action
• Puis sur Consulter
• La fiche du pôle s’ouvre, avec :
  • une présentation
  • les unités rattachées au pôle (un clic sur le lien ouvre la fiche de l’unité)
  • Le chef de Pôle

1.4. Modifier une Fiche Pôle

• Dans la Colonne action, cliquer sur Action
• Puis sur Modifier
• Le Formulaire de modification s’ouvre (identique au formulaire de création)
• Pour valider cliquer sur Mettre à jour

Cette fiche décrit :

1. Gestion des unités/services d’un établissement
2. Création d’une unité/service pour un établissement

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration / Répertoire / Gestion des unités/services

1. Gérer la liste des unités

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

1.1 Effectuer une recherche

• Dans le Bloc « Liste des filtres », sélectionner vos filtres, au choix :
  • Etablissement : établissement de l’unité
  • Dénomination locale : nom de l’unité
  • Type d’unité : libellé de l’activité de l’unité (liste paramétrable par administrateurs)
  • Discipline : activité autorisée (liste paramétrable par administrateurs)
  • Code unité médicale : numéro attribué par l’établissement à son unité
  • Spécialités : spécialités médicales
  • Archivé : oui/non
• Puis cliquer sur Filtrer
• Les résultats apparaissent dans le bloc Liste des unités

1.2. Visualiser les résultats

• Description des colonnes :
  • Etablissement : nom de l’établissement
  • Type d’unité :  libellé de l’activité de l’unité
  • Dénomination locale : nom de l’unité
  • Spécialités : spécialités médicales
  • Lits : nombre de lits autorisés
  • Places : nombre de places autorisées
• La colonne Actions regroupe les fonctions :
  • Consultation (de la fiche unité / service)
  • Modification (de la fiche unité / service)

1.3. Consulter une fiche unité / service

• Dans la colonne Actions, cliquer sur Actions
• Puis sur Consulter
• La fiche unité s’ouvre, avec :
  • le descriptif complet de l’unité
  • les professionnels rattachés à l’unité (un clic sur le lien ouvre la fiche du professionnel)

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles :

 

	Imprimer : Imprime la fiche unité / service
	Modifier : Modifie le contenu de la fiche
	Archiver : Archive la fiche unité / service
	Transférer : Transfert de l’unité vers un autre établissement
	Changer le type d’unité : Modifie le type d’unité
	Retour à la liste : Permet un retour à liste des unités / services

1.4. Modifier une Fiche unité

• Dans la colonne Actions, cliquer sur Actions
• Puis sur Modifier
• Le Formulaire de modification s’ouvre (identique au formulaire de création)
• Pour valider cliquer sur Mettre à jour

2. Création d’une unité / service

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration / Répertoire / Gestion des unités/services

• Cliquer sur le bouton + / créer (disponible selon droit au dessus du Bloc liste des filtres )
• Le formulaire  Créer une unité apparaît
• Sélectionner l’établissement concerné et le type d’unité à compléter
• Puis renseigner le formulaire, les champs sont différents selon le type d’unité sélectionné.

3. Copie d’une unité / service

Il est possible de dupliquer une unité, à partir de sa fiche, en cliquant sur le pictogramme correspondant.

Cette page décrit :

1. La gestion de la liste des professionnels
2. La création d’un professionnel

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

1. Gérer la liste des professionnels

Le chemin d’accès est : Administration / Professionnel / Gestion professionnels

1.1. Effectuer une recherche

Compte tenu du grand nombre de professionnels dans le ROR, nous vous conseillons d’utiliser la fonction de recherche pour filtrer les professionnels.

• Dans le Bloc Liste des filtres, sélectionner vos filtres, au choix :
  • Professions : Menu déroulant
  • Fonctions : Menu déroulant
  • Nom
  • Prénom
  • Identifiant
  • E-mail : recherche sur l’e-mail de secours et de notification
  • Dernière connexion depuis : saisir la date et l’heure
  • Dernière connexion avant :  saisir la date et l’heure
  • Etablissements : champ de recherche dynamique
  • Compte utilisateur activé : si le compte n’est pas activé, l’utilisateur ne pourra se connecter mais il sera présent dans les listes de professionnels
  • Générique : oui/non
  • Rôle
  • Demande d’inscription : oui/non
  • Archivé : oui/non

 Remarque : Il est maintenant possible de paramétrer une durée au bout de laquelle les professionnels archivés sont entièrement supprimés (attention, le paramètre « purge_period » est configuré sur 1 an par défaut)

• Puis cliquer sur Filtrer
• Les résultats apparaissent dans le bloc Liste des professionnels

2. Création d’un professionnel

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin d’accès est : Administration / Professionnel / Création professionnels

• Cliquer sur Ajouter en haut à droite
• Remplir le cadre Nouveau Professionnel avec

CHAMPS IDENTITÉ

• Nom : Obligatoire
• Prénom : Obligatoire
• Sexe : Obligatoire

CHAMPS INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Activé : Saisir si le professionnel est en activité
• E-mail de secours : cette adresse e-mail permettra la réinitialisation du mot de passe en cas d’oubli.
• E-mail de notification : cette adresse e-mail vous permettra de recevoir toutes les notifications ROR, si vide l’adresse e-mail de secours sera utilisée.
• Nom d’utilisateur : Saisir première lettre du prénom suivi du nom de famille (pnom), le nom d’utilisateur est l’identifiant utilisateur permettant la connexion sur le ROR.
• ADELI : Saisir le numéro ADELI si connu
• RPPS : Saisir le numéro RPPS pour les professionnels de santé, un contrôle s’effectue sur la cohérence du numéro RPPS
• Identifiant National CPS : pour les professionnels de santé
• Visibilité dans la recherche : Saisir si l’utilisateur est accessible aux recherches sur le ROR

CHAMPS COMPÉTENCES

• Spécialités : Sélectionner le ou les spécialités du professionnel
• Compléments : pour les compléments d’information en saisie libre
• Compétences : Sélectionner les compétences complémentaires du professionnel

CHAMPS ETABLISSEMENT ASSOCIÉ

• Etablissements : pour accéder aux compléments du formulaire cliquer sur Ajouter un établissement
  • Etablissement : champ de recherche vers les ES répertoriés sur le ROR
  • Unités : champ de recherche vers les unités de l’ES saisi
  • Fonctions : Saisir la fonction du professionnel
  • Équivalent temps plein : Saisir le temps de travail du professionnel
  • Adresse e-mail établissement : Adresse professionnel (cette adresse ne recevra pas le lien de régénération d’un mot de passe en cas de perte)
  • Téléphones : pour accéder aux compléments du formulaire cliquer sur Ajouter un téléphone.
    • La visibilité du numéro de téléphone est paramétrable : Régionale : visible par tous les utilisateurs, SAMU : visible par les professionnels rattachés au SAMU dont l’établissement dépend, Etablissement : visible uniquement par les utilisateurs rattachés à l’établissement du professionnel concerné.
• Vous pouvez :
  • Ajouter un établissement supplémentaire en cliquant sur Ajouter 
  • Supprimer un établissement en cliquant sur Retirer cet établissement

Pour finaliser :

• Cliquer sur Sauvegarder

Lors de la création de sa fiche, le professionnel est automatiquement notifié de ses nouveaux paramètres de connexion sur l’adresse e-mail de notification si complétée sinon sur l’adresse e-mail de secours.

Pour toute modification d’email du professionnel (secours, notification et email établissement), un mail est envoyé pour valider cette nouvelle adresse email.

Étapes de modification d’adresse email

	Une demande de validation d’adresse email est actuellement en cours. Possibilité de renvoyer une nouvelle demande en cliquant sur cette icône.
	Adresse email validée par le professionnel

3. Archivage d’un compte professionnel dans le ROR

1 – Archivage d’un compte d’un professionnel par un référent établissement

1.1 – Le professionnel est rattaché à votre ou vos établissements de reference :

• Se rendre sur la fiche du professionnel à archiver : puis cliquer sur l’icône corbeille :

• Un message « Etes-vous sûr de vouloir archiver ce professionnel » s’affiche.
• Cliquer sur Archiver pour confirmer.
• Le compte est désormais archivé du ROR.

1.2 – Le professionnel est rattaché à votre ou vos établissements de référence ainsi qu’à un (ou plusieurs) établissement sur lequel vous n’avez pas les droits de référent établissement.

• Se rendre sur la fiche du professionnel à archiver et cliquer sur l’icone crayon :

• Au niveau de l’établissement cliquer sur Retirer cet établissement :

• Puis cliquer sur Mettre à jour.
• Le professionnel n’est désormais plus rattaché à l’établissement retiré.

2 – Archiver son propre compte

Cette page décrit la manière d’attribuer ou supprimer des rôles informatiques sur le ROR. Cette manipulation peut être réalisée par un Directeur de structure, un référent établissement et un administrateur du ROR.

1. Attribution d’un rôle

• Dans la partie Mon établissement / Présentation / Mes professionnels
• Ouvrir la fiche du professionnel en cliquant sur Modifier
• En bas du formulaire, dans le bloc RÔLES cliquer sur Ajouter des rôles
• Sélectionner le rôle à attribuer ou taper les 3 premières lettres
• Affichage à droite de la destination du rôle (présélection automatique « classique » : structure juridique, établissement ou unité)
• Décocher les éléments non concernés
• Cliquer sur Valider

Pour connaître les droits associés au rôle sélectionné, cliquer sur « Plus d’infos »

Possibilité de modifier la présélection automatique de la destination du rôle en cliquant sur « Plus de choix »

Exemple : attribuer le rôle de Référent établissement sur l’ensemble de la structure juridique :

• Cliquer sur Plus de choix
• Toutes les affectations possibles s’affichent : structures juridiques, établissements et unités.
• Décocher les éléments non concernés (dans cet exemple, ne garder que la structure juridique » souhaitée.
• Cliquer sur Valider

2. Suppression des rôles

• Ouvrir la fiche du professionnel en cliquant sur Modifier.
• En bas du formulaire, dans le bloc « RÔLES » cliquer sur l’icône « Poubelle » à droite du rôle à supprimer.
• Attention la sauvegarde est automatique pour toutes suppressions de rôles.

3. Définition des rôles cachés

Afin d’améliorer la lisibilité des rôles pour un professionnel, certains rôles sont cachés automatiquement. Pour les visualiser, cliquer sur Voir rôles cachés dans la fiche du professionnel.

Par défaut, les rôles cachés sont les suivants :

• « Professionnel » : attribué à tout professionnel
• « Fonction xxxxxxxxx » : attribué à tout professionnel suivant la fonction sélectionnée

Fonctionnalité disponible en expérimentation à partir de la version 3.7 (mai 2018)

 Les administrateurs peuvent créer autant de scénarios différents afin de pouvoir répondre aux cas suivants :

1. Demander à un professionnel de compléter ou vérifier les données le concernant.
2. Demander à un référent d’une unité de compléter ou vérifier les données des professionnels de l’unité.
3. Demander à un référent d’une unité de vérifier les professionnels présents dans son unité.
4. Demander à un référent d’une unité de compléter ou vérifier les données de son unité.
5. Demander à un référent établissement de vérifier les unités listées dans son établissement.
6. Demander à un référent établissement de compléter ou vérifier les données de son établissement.

Pour accéder au paramétrage de ces demandes de validation, le chemin est : Administration/Validation des données/Scénarios de validation

1. Pour l’utilisateur

1.1. Vérification et complétude des données personnelles

Cette section se rapporte au cas numéro 1 : « Demander à un professionnel de compléter ou vérifier les données le concernant ».

Lorsque l’utilisateur se connecte au Portail de santé PACA, une fenêtre modale s’affiche. C’est dans cette fenêtre que l’utilisateur pourra vérifier et/ou compléter l’ensemble des données qui auront été sélectionnées lors du paramétrage de la demande de validation.

Les utilisateurs peuvent, à tout moment, accéder au contenu de cette fenêtre en allant sur : Mon établissement/Validation des données/Gérer mes données personnelles.

Les utilisateurs peuvent, à tout moment, accéder au contenu de cette fenêtre en allant sur : Mon établissement/Validation des données/Gérer mes données.

2. Pour l’administrateur : paramétrage des scénarios de validation

Les scénarios de validation des données sont à créer avec modération car ils manipulent de très gros volumes de données.

2.1. Tableau de bord

Cet écran permet de lister l’ensemble des scénarios existants et d’afficher, pour chacun d’entre eux, les informations suivantes :

• Titre du scénario
• Type du scénario
• Date de création
• Date de modification
• Etat du scénario :
  • Activé (en vert)
  • Désactivé (en rouge)
  • Supprimé (en gris)
  • Un pictogramme indique que les données sont en cours de génération : plusieurs cas sont présentés dans le paragraphe suivant.
• Actions sur le scénario :
  • Voir
  • Modifier (sauf si supprimé)
  • Désactiver / Activer (sauf si supprimé)
  • Supprimer (sauf si supprimé)

Des filtres permettent d’effectuer une recherche parmi les scénarios existants :

• Titre du scénario
• Type du scénario
• Etat du scénario
  • Tous sauf supprimés
  • Activés
  • Désactivés
  • Supprimés
• Par défaut : Oui / Non

L’accès à cet écran est limité à un droit correspondant à la “gestion des scénarios de validation”. Le chemin d’accès est : Administration /Validation des données / Scénarios de validation.

2.3. Définition d’un scénario

Un scénario est défini par les éléments suivants :

Les champs suivants seront nécessaires à la définition d’un scénario :

• ID : automatique
• Titre : texte libre (128 caractères maximum)
• Type :
  • Vérification ou complétude des données personnelles d’un professionnel
  • Vérification ou complétude des données de professionnels
  • Vérification ou complétude des professionnels présents dans une unité
  • Vérification ou complétude des données d’une unité
  • Vérification ou complétude des unités d’un établissement
  • Vérification ou complétude des données d’un établissement
• Filtre collection : liste des collections existantes
• Bouton d’accès au scénario : texte libre (128 caractères maximum)
• Description du scénario : texte libre
• Périodicité :
  • Une seule fois (pour un item à compléter)
  • Toutes les semaines
  • Toutes les deux semaines
  • Tous les mois
  • Tous les 3 mois
  • Tous les 6 mois
  • Tous les ans
• Entité entière (établissement, unité, professionnel selon le type) : toutes les informations concernant l’entité devront être validées si le champ est sur Oui
• Remplissage du champ obligatoire :
  • ce champ n’apparaît que si l’item « Entité entière » est à « Non »
  • si le champ est à Oui, alors les utilisateurs ne pourront valider leur saisie qu’une fois les champs complétés
• Champs : liste de tous les champs des différentes entités (le contenu de la liste est conditionné par l’entité choisie)
• Rôles concernés : liste des rôles existants
• Notifications mails : oui / non
• Fréquence des notifications (si le champs Notification mail est à activé)
  • Une fois par jour tant que saisie non effectuée
  • Une fois par semaine tant que saisie non effectuée
  • Une fois toutes les deux semaines tant que saisie non effectuée
  • Une fois par mois tant que saisie non effectuée
  • Une fois tous les 3 mois tant que saisie non effectuée
  • Une fois tous les 6 mois tant que saisie non effectuée
  • Une fois tous les ans tant que saisie non effectuée
• Date de création : automatique
• Date de modification : automatique
• Etat : activé, désactivé ou supprimé

Exemple :

• Titre : Test remplissage obligatoire Unités
• Type : Vérification ou complétude des données personnelles d’un professionnel
• Filtre collection : Etablissements du Var
• Bouton d’accès au scénario : Test remplissage obligatoire Unités
• Description du scénario : Test remplissage obligatoire Unités
• Périodicité : Une seule fois
• Champs concernés :
  • Entité entière (établissement, unité, professionnel selon le type) : Non
  • Remplissage du champ obligatoire : Oui
  • Liste de tous les champs des différentes entités (le contenu de la liste est conditionné par l’entité choisie) : Unité – Code unité médicale / Unité – Nombre de lits / Unité – Finalité du projet / Unité – Discipline
• Rôles concernés : Référent Établissement
• Notifications mails : Non
• Activé : Oui

Ce scénario indique que tous les professionnels rattachés à un établissement du Var verront s’ouvrir la fenêtre leur demandant de vérifier et/ou compléter leurs nom, prénom et adresse email de notification. Ils recevront un email par jour, tant qu’ils ne valident pas les informations demandées. Cette vérification leur sera demandée tous les 6 mois.

2.4. Scénarios par défaut

Dans la liste des scénarios de validation (Administration/Validation des données/Scénarios de validation), certains scénarios peuvent être accompagnés du pictogramme suivant : . Ce sont les scénarios par défaut.

Ces scénarios sont mis en place pour guider les administrateurs régionaux dans la construction de leurs propres scénarios. Certains items sont pré-remplis et d’autres seront à remplir par les administrateurs. Ces derniers contiennent des indications sur les éléments attendus.

Les scénarios par défaut ne pourront pas être activés tant que tous les champs n’auront pas été traités par les administrateurs.

Les scénarios par défaut sont créés ainsi :