Demandes d’admission

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SOMMAIRE

 

PARTIE 1 : EFFECTUER UNE DEMANDE

PARTIE 2 : SUIVI DES DEMANDES ÉMISES

 

PARTIE 3 : SUIVI DES DEMANDES REÇUES

PARTIE 4 : FAQ


PARTIE 1 : EFFECTUER UNE DEMANDE

Cette page décrit le principe d’une demande d’admission en région PACA

Selon vos droits, après authentification dans le ROR

Le chemin est : Outils Régionaux/Demandes D’admission PACA

1. Utilisation d’un terminal

« Demande d’admission » utilise un Terminal avec des développements spécifiques.

1.1. Identification

L’identification se fait via le ROR, celle ci détermine vos droits sur le Terminal Demande d’admission.

Dans le cadre d’identification on retrouve :

  • Le message de bienvenue avec votre prénom
  • Le bouton « Déconnexion » : permet de fermer la session
  • Le menu déroulant « Environnement » : Laisser le statut Normal
  • Un lien « Retour vers le ROR »

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1.2. Navigation dans les onglets

L’affichage d’un onglet dépend de vos droits dans le ROR.

Les différents onglets regroupent les différentes fonctionnalités du Terminal Demande d’admissions.

  • « Rechercher » : pour effectuer une demande
  • « Demandes émises » : liste des patients pour lesquels une demande est effectuée (visible par le demandeur)
  • « Demandes reçues » : Liste des demandes reçues pour l’établissement sollicité (visible par le contacté)

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2. Initier une demande

2.1. Sélectionner un ou des établissements

2.1.1. Filtrer les établissements

Dans la zone gauche  « Votre recherche », sélectionner les différents items permettant d’effectuer la recherche

  • Correspondants habituels : Si cette case est cochées, les établissements les plus fréquemment contactés sont affichés
  • Nom unité / Code UM : Au choix vous pouvez saisir
    • Nom de l’unité (répertorié sur le ROR)
    • Code de l’unité Médical (répertorié sur le ROR)
  • Etab. / CP / Ville  : Au choix vous pouvez saisir
    • Le nom ou partie du nom de l’établissement
    • Le code postal
    • La ville
  • Spécialité : Sélectionner la spécialité dans le menu déroulant
  • Equipements spécifiques : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant
  • Activité de soins : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant
  • Qualification des locaux : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant

En fonction des items sélectionnés les résultats sont affichés en dessous

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Remarque : Le survol de la vignette d’un établissement affiche ses spécificités.SSR7

2.1.2. Valider la sélection 

Pour sélectionner un établissement, cliquer sur sa vignette, celle ci bascule dans la zone droite « Unités sélectionnées pour la demande »

Renouveler l’opération décrite ci dessus pour ajouter un ou plusieurs autres établissements.

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2.1.3. Supprimer un établissement

En cas d’erreur de saisie, dans la vignette de l’établissement à supprimer

  • Cliquer sur la « Poubelle »
  • Confirmer dans la fenêtre de validation

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2.2. Valider les établissements sélectionnés

Dans la zone de droite « Unités sélectionnées pour la demande », cliquer sur le bouton « Création de votre demande d’admission ».

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3. Renseigner la demande de placement

Le formulaire « Votre demande de placement », fait immédiatement suite au formulaire « Création d’une demande »

3.1. Remplir le bloc informations générales

Les différents champs sont :

  • Date de création : liée au formulaire « Création d’une demande »
  • Demandeur : Utilisateur identifié lors de la connexion au Terminal
  • Etablissement : Sélectionner votre établissement de rattachement pour cette demande
  • Unité : Sélectionner votre unité de rattachement pour cette demande
  • Médecin Prescripteur : Sélectionner le médecin rattaché au patient

Remarque : Le médecin doit être rattaché dans le ROR à l’unité et à l’établissement, en cas de difficultés rapprochez vous de votre référent établissement.

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3.2. Prévenir le  patient

Conformément à l’article L1011-4 alinéa 3 du code de la santé publique, vous devez informer le patient de son intégration dans un processus d’échanges entre professionnels de santé et vous assurer qu’il ne manifeste pas d’opposition.

Cocher simplement la case en bas de page dans le bloc « Information patient »

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3.3. Remplir le questionnaire

Le bloc centrale « des onglets » représente l’essentiel du formulaire

  • Pour chaque onglet figure entre parenthèses en rouge le nombre d’items obligatoires
  • Tous les items avec un Astérix rouge sont obligatoires

Le mode de saisie est variable en fonction des items, on retrouve :

  • des zones de saisies libres
  • des menus déroulants
  • des cases à cocher
  • des zones d’appel au ROR (ex médecin traitant)
  • des zones de saisie historisée (avec un bouton « ajouter »)
  • des dateurs et horodateurs
  • le score AGGIR

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3.4. Rappel des Unités contactés / Ajout d’une unité

Le bloc « Unités contactées » reprend les unités saisies lors de la création de la demande

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs autre unités si besoin, en cliquant sur le bouton « + »

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3.5. Ajouter une pièce jointe à la demande

  • Cliquer sur l’onglet pièces jointes, puis sur le bouton « Choisissez un fichier »
  • Sélectionner le fichier à joindre puis cliquer sur le bouton « Ajouter » pour l’intégrer à la demande.
  • Pour supprimer une pièce jointe cliquer sur l’icône « Poubelle »PJ

PARTIE 2 : SUIVI DES DEMANDES ÉMISES

Cette page décrit le principe du suivi des demandes d’admissions émises en région PACA.

  • Utilisation d’un Terminal
  • Retrouver une demande en cours
  • Actions possibles sur une demande en cours

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Outils Régionaux/Demandes d’admissions PACA

1. Utilisation d’un terminal

« Demandes d’admissions » utilise un Terminal avec des développements spécifiques.

1.1. Identification

L’identification se fait via le ROR, celle-ci détermine vos droits sur le Terminal Demandes d’admissions.

Dans le cadre d’identification on retrouve :

  • Le message de bienvenue avec votre prénom
  • Le bouton « Déconnexion » : permet de fermer la session
  • Le menu déroulant « Environnement » : Laisser le statut Normal
  • Un lien « Retour vers le ROR »

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1.2. Navigation dans les onglets

L’affichage d’un onglet dépend de vos droits dans le ROR.

Les différents onglets regroupent les différentes fonctionnalités du Terminal Demandes d’admissions.

  • « Rechercher » : pour effectuer une demande
  • « Demandes émises » : liste des patients pour lesquels une demande est effectuée (visible par le demandeur)
  • « Demandes reçues » : Liste des demandes reçues pour l’établissement sollicité (visible par le contacté)

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2. Retrouver une demande en cours

  • Dans l’onglet « Demandes émises »
  • Sélectionner les filtres
    • Département : Pour les profils administrateurs seulement
    • Etablissement : dépend de la saisie du département
    • Unité : dépend de la saisie de l’établissement
  • Compléter avec un type de recherche
    • Toutes  : toutes les demandes
    • En cours  : Uniquement les demandes en cours
    • Anticipées  :
    • Historique : bascule en mode de recherche avancée
conseil INFO : TRI DES DEMANDES en cliquant sur les titres des colonnes (Statut – Patient – Envoyée par – Date hospitalisation – Date demande – Admission souhaitée – Admission prévue). Un petite flèche noire vous indique la colonne sélectionnée.

3. ACTIONS POSSIBLES

Pour chaque action sur une demande en cours il existe plusieurs méthodes, une méthode utilisant les boutons actions de l’onglet « Demandes émises », une autre en modifiant le formulaire « Votre demande de placement ».

Le survol de chaque pictogramme « Action » vous indique sa fonctionnalité.

=>  Modifier la date d’admission souhaitée

=> Envoyer un message associé à la demande

=> Répondre à un message émis

=> Ajouter un ou des établissements à la demande initiale

CHAPITRE 1 : MODIFIER LA DATE D’ADMISSION SOUHAITÉE

Cette page décrit les deux méthodes de modification de la date d’admission souhaitée.

Il est nécessaire au préalable de savoir gérer la liste des demandes d’admissions.

  • Méthode 1 : Utilisation des boutons actions
  • Méthode 2 : Directement sur le formulaire « Votre demande de placement » 

1. MÉTHODE 1 – Utilisations des boutons actions

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Cliquer sur le Bouton « Calendrier » dans la colonne « Admission souhaité »

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  • Une fenêtre de modification apparaît reprenant les informations :
    • Date de la demande : Date de création du formulaire
    • Patient : NOM – Prénom – Age du patient
    • Unités contactées : Nombre d’établissement demandé, le survol du « ? » affiche le ou les établissements
    • Date souhaitée : Date initialement saisie
  • Saisir dans le « champ dateur » la nouvelle date (le « champ horodateur » est facultatif)
  • Valider en cliquant sur le bouton « Confirmer la nouvelle date »

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2. MÉTHODE 2 – Modification du formulaire

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Survoler le « Nom prénom » du patient, celui ci devient rouge,
  • Cliquer dessus

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  • Le formulaire « Votre demande de placement » apparaît
  • Dans le « bloc central des onglets », cliquer sur l’onglet « Conclusion »
  • Modifier directement dans les champs « Dateur » et « Horodateur »
    • Soit à l’aide du calendrier
    • Soit en tapant le format JJ/MM/AAAA
  • Cliquer tout en bas sur le bouton « Retour à la liste des demandes »

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CHAPITRE 2 : AJOUTER UN COMMENTAIRE

Cette page décrit les deux méthodes pour ajouter un commentaire.

Il est nécessaire au préalable de savoir gérer la liste des demandes d’admissions.

  • Méthode 1 : Utilisation des boutons actions
  • Méthode 2 : Directement sur le formulaire « Votre demande de placement » 

1. MÉTHODE 1 – Utilisations des boutons actions

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Cliquer sur le Bouton « Ajouter une note » dans la colonne « Actions »

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  • Une fenêtre de modification apparaît reprenant les informations :
    • Date de la demande : Date de création du formulaire
    • Patient : NOM – Prénom – Age du patient
    • Unités contactées : Nombre d’établissement demandé, le survol du « ? » affiche le ou les établissements
    • Date souhaitée : Date d’admission souhaitée
  • Saisir dans le champ « Nouveau commentaire » votre message
  • Valider en cliquant sur le bouton « Ajouter Nouveau commentaire »

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  •  Le commentaire est tracé avec :
    • Date du message
    • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
    • Unités contactés
    • Texte du message en italique et bleu

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  • Cliquer sur « Fermer » pour revenir à la « liste des demandes »

Remarque : Pour adresser un message à un destinataire précis parmi les établissements sollicités :

  • Cliquer sur « Note Confidentielle »
  • Sélectionner l’établissement dans la liste
  • Cliquer sur « Ajouter nouveau commentaire »

2. MÉTHODE 2 – Modification du formulaire

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Survoler le « Nom prénom » du patient, celui ci devient rouge,
  • Cliquer dessus

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  • Le formulaire « Votre demande de placement » apparaît
  • Dans le « Bloc Commentaire »,
    • Saisir dans le champ « Nouveau commentaire » votre message
    • Valider en cliquant sur le bouton « Ajouter Nouveau commentaire »
  • Cliquer tout en bas sur le bouton « Retour à la liste des demandes »

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  •  Le commentaire est tracé avec :
    • Date du message
    • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
    • Unités contactés
    • Texte du message en italique et bleu

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  •  Cliquer tout en bas sur le bouton « Retour à la liste des demandes »

Remarque : Pour adresser un message à un destinataire précis parmi les établissements sollicités :

  • Cliquer sur « Note Confidentielle »
  • Sélectionner l’établissement dans la liste
  • Cliquer sur « Ajouter nouveau commentaire »

CHAPITRE 3 : RÉPONDRE À UN COMMENTAIRE

Cette page décrit les deux méthodes pour répondre à un commentaire.

Il est nécessaire au préalable de savoir gérer la liste des demandes d’admissions.

  • Méthode 1 : Utilisation des boutons actions
  • Méthode 2 : Directement sur le formulaire « Votre demande de placement » 

1. MÉTHODE 1 – Utilisations des boutons actions

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Cliquer sur le Bouton « Répondre à la question posée » dans la colonne « Actions »

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  • Le « Bloc de Commentaires » apparaît,
  • Dans la partie supérieure, figure les informations générales :
    • Date de la demande : Date de création du formulaire
    • Patient : NOM – Prénom – Age du patient
    • Unités contactées : Nombre d’établissement demandé, le survol du « ? » affiche le ou les établissements
    • Date souhaitée : Date d’admission souhaitée
  • Dans la partie inférieure, figure les messages avec
    • Date du message
    • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
    • Unités contactés
    • Texte du message en italique et bleu

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  • Saisir votre réponse dans le « Champ de texte libre »
  • Cliquer sur le bouton « Répondre »

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  • La réponse est visualisable en dessous de la question avec :
    • Date de la réponse
    • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
    • Texte de la réponse en italique et bleu

  •  Cliquer sur « Fermer » pour revenir à la « liste des demandes »
  • Dans la liste des demandes cliquer sur le bouton « Marquer l’alerte comme lue »

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2. MÉTHODE 2 – Modification du formulaire

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Survoler le « Nom prénom » du patient, celui ci devient rouge,
  • Cliquer dessus

ssr29

  • Le formulaire « Votre demande de placement » apparaît
  • Dans le « Bloc Commentaire », on retrouve :
    • Dans la partie supérieure, figure les informations générales :
      • Date de la demande : Date de création du formulaire
      • Patient : NOM – Prénom – Age du patient
      • Unités contactées : Nombre d’établissement demandé, le survol du « ? » affiche le ou les établissements
      • Date souhaitée : Date d’admission souhaitée
    • Dans la partie inférieure, figure les messages avec
      • Date du message
      • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
      • Unités contactés
      • Texte du message en italique et bleu

ssr35

  • Saisir dans « le champ de saisie libre » votre message
  • Valider en cliquant sur le bouton « Répondre »
  • La réponse est visualisable en dessous de la question avec :
    • Date de la réponse
    • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
    • Texte de la réponse en italique et bleu

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  • Cliquer tout en bas sur le bouton « Retour à la liste des demandes »
  • Dans la liste des demandes cliquer sur le bouton « Marquer l’alerte comme lue »

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CHAPITRE 4 : AJOUTER UN ÉTABLISSEMENT À LA DEMANDE

Cette page décrit les deux méthodes pour ajouter un établissement à votre demande.

Il est nécessaire au préalable de savoir gérer la liste des demandes d’admissions.

  • Méthode 1 : Utilisation des boutons actions
  • Méthode 2 : Directement sur le formulaire « Votre demande de placement » 

1. MÉTHODE 1 – Utilisations des boutons actions

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Cliquer sur le Bouton « Adresser votre demande à d’autres établissements » dans la colonne « Actions »

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  • Le formulaire « Modification de votre demande de placement » s’ouvre

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  • Dans la zone gauche  « Votre recherche », sélectionner les différents items permettant d’effectuer la recherche
    • Correspondants habituels : Si cette case est cochées, les établissements les plus fréquemment contactés sont affichés
    • Nom unité / Code UM : Au choix vous pouvez saisir
      • Nom de l’unité (répertorié sur le ROR)
      • Code de l’unité Médical (répertorié sur le ROR)
    • Etab. / CP / Ville  : Au choix vous pouvez saisir
      • Le nom ou partie du nom de l’établissement
      • Le code postal
      • La ville
    • Spécialité : Sélectionner la spécialité dans le menu déroulant
    • Equipements spécifiques : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant
    • Activité de soins : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant
    • Qualification des locaux : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant
  • En fonction des items sélectionnés les résultats sont affichés en dessous

Remarque : Le survol de la vignette d’un établissement affiche ses spécificités. ssr40

  • Pour sélectionner un établissement, cliquer sur sa vignette, celle ci bascule dans la zone droite « Unités sélectionnées pour la demande »
  • Renouveler l’opération décrite ci dessus pour ajouter un ou plusieurs autres établissements.

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  • Valider la sélection en cliquant sur « Ajouter ces unités à votre demande »

Remarque : En cas d’erreur de saisie :

  • Cliquer sur la « Poubelle » dans la vignette de l’établissement
  • Confirmer l’action

 

  • Le Formulaire « Votre demande de placement » s’ouvre
  • Les demandes ajoutés sont visibles dans le bloc « Unités Contactées »
  • ATTENTION : ces demandes ont le statut ‘Non envoyés’

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  • Pour envoyer les demandes, cliquer sur le bouton « Envoyer votre demande »
  • Le statut des demandes bascule à ‘En attente’
  • Une notification d’envoi est visible en bas de page

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  • Pour revenir à la liste des demandes, cliquer sur le bouton « Retour à la liste des demandes »

2. MÉTHODE 2 – Modification du formulaire

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Survoler le « Nom prénom » du patient, celui ci devient rouge,
  • Cliquer dessus

ssr29

  • Le formulaire « Votre demande de placement » apparaît
  • Dans le bloc « Unités contactées », cliquer sur le bouton  « + »

ssr44

  • Le formulaire « Modification de votre demande de placement » s’ouvre

ssr39

  • Dans la zone gauche  « Votre recherche », sélectionner les différents items permettant d’effectuer la recherche
    • Correspondants habituels : Si cette case est cochées, les établissements les plus fréquemment contactés sont affichés
    • Nom unité / Code UM : Au choix vous pouvez saisir
      • Nom de l’unité (répertorié sur le ROR)
      • Code de l’unité Médical (répertorié sur le ROR)
    • Etab. / CP / Ville  : Au choix vous pouvez saisir
      • Le nom ou partie du nom de l’établissement
      • Le code postal
      • La ville
    • Spécialité : Sélectionner la spécialité dans le menu déroulant
    • Equipements spécifiques : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant
    • Activité de soins : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant
    • Qualification des locaux : Sélectionner la spécificité dans le menu déroulant
  • En fonction des items sélectionnés les résultats sont affichés en dessous

Remarque : Le survol de la vignette d’un établissement affiche ses spécificités. ssr40

  • Pour sélectionner un établissement, cliquer sur sa vignette, celle ci bascule dans la zone droite « Unités sélectionnées pour la demande »
  • Renouveler l’opération décrite ci dessus pour ajouter un ou plusieurs autres établissements.

ssr40

  • Valider la sélection en cliquant sur « Ajouter ces unités à votre demande »

Remarque : En cas d’erreur de saisie :

  • Cliquer sur la « Poubelle » dans la vignette de l’établissement
  • Confirmer l’action

 

  • Le Formulaire « Votre demande de placement » s’ouvre
  • Les demandes ajoutés sont visibles dans le bloc « Unités Contactées »
  • ATTENTION : ces demandes ont le statut ‘Non envoyés’

ssr42

  • Pour envoyer les demandes, cliquer sur le bouton « Envoyer votre demande »
  • Le statut des demandes bascule à ‘En attente’
  • Une notification d’envoi est visible en bas de page

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  • Pour revenir à la liste des demandes, cliquer sur le bouton « Retour à la liste des demandes »

CHAPITRE 5 : ANNULER UNE DEMANDE

Cette page décrit les deux méthodes pour annuler une demande d’admission dans sa globalité ou pour un établissement donné.

Il est nécessaire au préalable de savoir gérer la liste des demandes d’admissions.

  • Méthode 1 : Utilisation des boutons actions

=> Permet d’annuler une demande dans sa globalité (tous les établissements demandés)

  • Méthode 2 : Directement sur le formulaire « Votre demande de placement » 

=> Permet d’annuler une demande pour un ou plusieurs établissements donnés

1. MÉTHODE 1 – Utilisations des boutons actions

Attention : Cette méthode permet d’annuler une demande dans sa globalité, la demande est annulée pour tous les établissements contactés.

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Cliquer sur le Bouton « Annuler votre demande » dans la colonne « Actions »

Annul04

  • Une fenêtre d’annulation apparaît reprenant les informations :
    • Date de la demande : Date de création du formulaire
    • Patient : NOM – Prénom – Age du patient
    • Unités contactées : Nombre d’établissement demandé, le survol du « ? » affiche le ou les établissements
    • Date souhaitée : Date d’admission souhaitée
    • Raison de l’annulation : obligatoire à la saisie
      • Modification de l’état clinique
      • Retour au domicile
      • Décès du patient
      • Mutation dans une autre unité de l’établissement
      • Transfert dans un autre établissement de la région
      • Transfert vers une autre structure
      • Transfert hors région
      • Erreur de saisie
      • Autre
    • Date de l’événement : Saisir dans le « Dateur », obligatoire à la saisie
    • Commentaire : zone de texte libre

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2. MÉTHODE 2 – Modification du formulaire

Attention : Cette méthode permet d’annuler une demande pour un ou plusieurs établissements contactés.

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Survoler le « Nom prénom » du patient, celui ci devient rouge,
  • Cliquer dessus

ssr29

  • Le formulaire « Votre demande de placement » apparaît
  • Dans le bloc « Unités contactées », cliquer sur le ou les boutons « Annuler la demande de cette unité » dans la colonne « Action »

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  • Le bloc « Annulation de votre demande vers l’unité ‘ES' » apparaît
  • Renseigner les champs
    • Raison de l’annulation : la saisie est obligatoire
      • Modification de l’état clinique
      • Retour au domicile
      • Décès du patient
      • Mutation dans une autre unité de l’établissement
      • Transfert dans un autre établissement de la région
      • Transfert vers une autre structure
      • Transfert hors région
      • Erreur de saisie
      • Autre
    • Commentaire : champ de saisie libre
  • Enregistrer en cliquant sur le bouton « Valider la demande d’annulation »

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  • Le statut du dossier est modifié il bascule à ‘Annulée’ et la raison est affichée

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Remarque : Vous pouvez invalider l’annulation en cas d’erreur en utilisant le bouton  » Rétablir la demande vers cette établissement » SSR7

  •  Cliquer sur le bouton « Retour à la liste des demande » 

3. POUR VISUALISER UNE DEMANDE ANNULÉE

  • Dans l’onglet « Demandes émises » ou l’onglet « Demandes reçues »
  • Effectuer une recherche avec « les filtres » et le bouton « Historique »
  • Le statut ‘Annulée’ est visible en tête de ligne
  • Annul02Le bouton action « Afficher les détails » ouvre le formulaire « Votre Demande de placement »Annul03

PARTIE 3 : SUIVI DES DEMANDES REÇUES

Cette page décrit le principe du suivi des demandes d’admission reçues en région PACA.

  • Utilisation d’un Terminal
  • Retrouver une demande reçue pour votre établissement
  • Actions possibles sur une demande en cours

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Outils Régionaux/Demandes d’admissions PACA

1. Utilisation d’un terminal

« Demandes d’admissions » utilise un Terminal avec des développements spécifiques.

1.1. Identification

L’identification se fait via le ROR, celle-ci détermine vos droits sur le Terminal Demandes d’admissions.

Dans le cadre d’identification on retrouve :

  • Le message de bienvenue avec votre prénom
  • Le bouton « Déconnexion » : permet de fermer la session
  • Le menu déroulant « Environnement » : Laisser le statut Normal
  • Un lien « Retour vers le ROR »

SSR4a

1.2. Navigation dans les onglets

L’affichage d’un onglet dépend de vos droits dans le ROR.

Les différents onglets regroupent les différentes fonctionnalités du Terminal Demande d’admissions.

  • « Rechercher » : pour effectuer une demande
  • « Demandes émises » : liste des patients pour lesquels une demande est effectuée (visible par le demandeur)
  • « Demandes reçues » : Liste des demandes reçues pour l’établissement sollicité (visible par le contacté)

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2. Retrouver une demande en cours

  • Dans l’onglet « Demandes reçues »
  • Sélectionner les filtres
    • Département : Pour les profils administrateurs seulement
    • Etablissement : dépend de la saisie du département
    • Unité : dépend de la saisie de l’établissement
  • Compléter avec un type de recherche
    • Toutes  : toutes les demandes
    • En cours  : Uniquement les demandes en cours
    • Anticipées  :
    • Historique : bascule en mode de recherche avancée
conseil INFO : TRI DES DEMANDES en cliquant sur les titres des colonnes (Réponse – Patient – Envoyée par – Date demande – Admission souhaitée – Admission proposée – Pathologie – Type hospi.). Un petite flèche noire vous indique la colonne sélectionnée.

3. Actions possibles

Pour chaque action sur une demande en cours il existe plusieurs boutons actions permettant différentes fonctionnalités.

Le survol de chaque « Pictogramme Action », vous indique sa fonctionnalité :
=> Consulter une demande
=> Échanger des messages entre les établissements
=> Traiter la demande (accord, refus, archivage)

CHAPITRE 1 : CONSULTER UNE DEMANDE

En construction

Cette page décrit le principe de consultation d’une demande d’admission.

Il est nécessaire au préalable de savoir gérer la liste des demandes d’admissions.

1. MÉTHODE 1 – Utilisations des boutons actions

  • Dans l’onglet « Demandes émises »,
  • Cliquer sur le Bouton « Voir» dans la colonne « Admission souhaité »

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  •  Le formulaire « Affichage de la demande » s’ouvre
  • Vous pouvez naviguer dans le formulaire puis revenir à la liste en cliquant sur le bouton « Retour à la liste des demandes ».

2. COMPOSITION DU FORMULAIRE

  • Bloc « Information générale » : Date de la demande, ES demandeur
  • Bloc des Onglets avec :
    • Onglet « Identité » : Identité, Adresse, Contacts
    • Onglet « Complément » : Mutuelle, Médico-social
    • Onglet « Médicale » : Données clinique
    • Onglet « Capacité fonctionnelle » : Évaluation fonctionnelle
    • Onglet « Scores » : Score AGGIR
    • Onglet « Conclusion » : Propositions thérapeutiques
    • Onglet « Pièces jointes » : Documents ajoutés au formulaire
  • Bloc « Unités contactées » : Etablissements contactés pour cette demande
  • Bloc « Commentaires » : zone d’échanges entre correspondants
  • Bloc « D’information patient » : Mention de l’accord du patient pour le partage d’information

CHAPITRE 2 : ÉCHANGER DES MESSAGES

Cette page décrit l’échange de messages entre deux établissements

  • Envoyer un message (poser une question)
  • Répondre à un message.

Il est nécessaire au préalable de savoir gérer la liste des demandes d’admissions.

1. ENVOYER UN MESSAGE

  • Dans l’onglet « Demandes reçues »,
  • Cliquer sur le Bouton « Ajouter une note » dans la colonne « Actions »

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  • Une fenêtre de modification apparaît reprenant les informations :
    • Date de la demande : Date de création du formulaire
    • Patient : NOM – Prénom – Age du patient
    • Unités contactées : Nombre d’établissement demandé, le survol du « ? » affiche le ou les établissements
    • Date souhaitée : Date d’admission souhaitée
  • Saisir dans le champ « Nouveau commentaire » votre message
  • Valider en cliquant sur le bouton « Ajouter Nouveau commentaire »

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  •  Le commentaire est tracé avec :
    • Date du message
    • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
    • Unités contactés
    • Texte du message en italique et bleu

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  • Cliquer sur « Fermer » pour revenir à la « liste des demandes »

2. RÉPONDRE A UN MESSAGE

  • Dans l’onglet « Demandes reçues »,
  • Cliquer sur le Bouton « Répondre à la question posée » dans la colonne « Actions »

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  • Le « Bloc de Commentaires » apparaît,
  • Dans la partie supérieure, figure les informations générales :
    • Date de la demande : Date de création du formulaire
    • Patient : NOM – Prénom – Age du patient
    • Unités contactées : Nombre d’établissement demandé, le survol du « ? » affiche le ou les établissements
    • Date souhaitée : Date d’admission souhaitée
  • Dans la partie inférieure, figure les messages avec
    • Date du message
    • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
    • Unités contactés
    • Texte du message en italique et bleu

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  • Saisir votre réponse dans le « Champ de texte libre »
  • Cliquer sur le bouton « Répondre »

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  • La réponse est visualisable en dessous de la question avec :
    • Date de la réponse
    • Utilisateur et son Unité Fonctionnelle
    • Texte de la réponse en italique et bleu

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  •  Cliquer sur « Fermer » pour revenir à la « liste des demandes »
  • Dans la liste des demandes cliquer sur le bouton « Marquer l’alerte comme lue »

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CHAPITRE 3 : TRAITER UNE DEMANDE

En construction

Cette page décrit le principe des réponses possibles aux demandes d’admission dans un établissement.

Il est nécessaire au préalable de savoir gérer « La liste des demandes d’admissions », ainsi que la consultation d’un « Formulaire de demande ».

1. DONNER UN ACCORD DE PRINCIPE

  • Cliquer sur le bouton action « Donner un accord de principe »
  • Valider dans la fenêtre de confirmation

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  • Le statut de la demande passe à ‘Accord de principe’ (orange)
  • Une notification est ajoutée à cette demande visible par le demandeur
  • Pour ce dossier les actions possibles restantes sont
    • Accepter la demande
    • Refuser la demande

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2. ACCEPTER UNE DEMANDE

  • Cliquer sur le bouton action « Accepter la demande » 
  • Une notification est ajoutée à cette demande visible par le demandeur
  • Valider dans la fenêtre de confirmation avec le bouton « Accepter »

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  • Le statut de la demande passe à ‘Acceptée’ (bleu)
  • Pour ce dossier les actions possibles restantes sont
    • Refuser la demande

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3. ACCEPTER UNE DEMANDE À UNE AUTRE DATE D’ADMISSION

  • Cliquer sur le bouton « Calendrier » dans la colonne « Admission proposée »
  • Proposer une nouvelle date d’admission souhaitée et cliquer sur « Confirmer la date »
  • Le statut de la demande passe à ‘Acceptée’ (bleu)

4. REFUSER UNE DEMANDE

  • Cliquer sur le bouton action « Refuser »

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  • Une fenêtre de validation avec les informations suivantes :
    • Date de la demande : date de la création du formulaire
    • Date d’admission souhaitée : Admission souhaitée
    • Patient : Sexe du patient et son age
    • Unités contactées : nombre d’unité, le survol du « ? » affiche les établissements contactés
  • Raison de l’annulation : item obligatoire au choix
    • Demande incomplète
    • Manque de place
    • Éloignement géographique
    • Prise en charge relevant d’une autre spécialité
    • Pas de bénéfice attendu du séjour en SSR
    • Autre
  • Commentaire : Texte de saisie libre

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  • Une notification est ajoutée à cette demande visible par le demandeur
  • Vous pouvez archiver la demande

5. ARCHIVER UNE DEMANDE

 

PARTIE 4 : FAQ

 

Je ne trouve pas le diagnostic dans la liste de ceux proposés.

→ Dans le champ de recherche taper « autre » et dans la liste « choisir autre (à préciser en commentaire) ». Un champ commentaire permettra alors de saisir une valeur.

 

Mon patient a changé d’unité d’hébergement depuis la création de la demande. Comment puis-je le préciser ?

→ Sur la demande cliquer sur le bouton « Transférer la demande » (en haut du cadre).

 

Je souhaite annuler ou réactiver la demande vers une unité (« remettre l’unité dans le circuit »).

→ Un bouton « Action » en fin de ligne permet d’effectuer ces opérations dans le sous menu « Structures contactées » de l’onglet « Identité ».

 

Comment puis-je retrouver une demande archivée ?

→ Dans le menu de recherche (demandes émises ou demandes reçues), cliquer sur le bouton « historique ».

 

Je souhaite donner aux structures contactées un complément d’information sur ma demande sans être obligé de les joindre pa téléphone.

→ Utiliser le champ « Commentaire » de l’onglet « Identité » pour transmettre le commentaire à l’ensemble des structures contactées. Un commentaire plus ciblé vers un seul établissement est possible en utilisant l’option « note confidentielle ».

 

Vers combien d’unité puis-je adresser ma demande ?

→ Ce nombre est limité à 10.

 

Le patient n’est jamais arrivé dans ma structure alors qu’une demande que j’ai acceptée a été faite.

→ La situation du patient a pu évoluer et le retour à domicile rendu possible alors même qu’il était prévu un séjour vers une structure d’aval. Dans ce cas l’établissement receveur doit attendre que le demandeur ait annulé sa demande pour pouvoir l’archiver.

 

A quoi sert le bouton « Effectuer une nouvelle demande d’admission pour ce patient » ?

→ Ce bouton sert à dupliquer une demande déjà effectuée vers une autre structure ou un autre type de demande.

 

Pourquoi le poids du patient est-il obligatoire ?

→ Cette information est très utile pour la structure receveuse, notamment dans le cadre de la prise en charge de patients obèses.