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SOMMAIRE

INTRODUCTION : STRUCTURE D’UN ÉTABLISSEMENT

CHAPITRE 1 : ÉTABLISSEMENTS

  1. Gérer la liste des établissements
  2. Création d’un établissement

CHAPITRE 2 : PÔLES

  1. Gérer la liste des pôles
  2. Création d’un pôle

CHAPITRE 3 : UNITÉS / SERVICES

  1. Gérer la liste des unité
  2. Créer une unité / service
  3. Dupliquer une unité / service

CHAPITRE 4 : PROFESSIONNELS

  1. Gérer la liste des professionnels
  2. Création d’un professionnel
  3. Attribuer des rôles
  4. Affectation d’un établissement à un professionnel
  5. Suivi des doublons

INTRODUCTION : STRUCTURE D’UN ÉTABLISSEMENT

Une structure (entité) juridique est composée d’un ou plusieurs établissements géographiques. Les pôles regroupent des unités, des services ayant des activités communes ou complémentaires et peuvent être partagés sur plusieurs établissements.

SCHEMA-STRUCTURE

CHAPITRE 1 : ÉTABLISSEMENTS

Cette fiche décrit :

  • Le ou les établissements rattachés à un professionnel
  • Permet la modification d’une fiche établissement

1. GÉRER LA LISTE DES ETABLISSEMENTS

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Mon établissement/Présentation/Etablissements

1.1 Effectuer une recherche

En fonction de votre profil (rôle), vous pouvez être amené à gérer plusieurs établissements, l’outil de recherche vous permet alors de filtrer les établissements

  • Dans le Bloc Liste des filtres, sélectionner vos filtres, au choix :
    • Nom : nom de l’établissement (localisation géographique)
    • FINESS Géographique
    • SIRET
    • N° de Référence : identifiant unique dont le contenu est libre (à indiquer en l’absence de Finess ou Siret)
    • Département : champ de saisie en lettres
    • Mono-unité : oui/non (établissement disposant au maximum d’une seule unité ou un service)
    • Mes établissements : oui/non (en fonction de l’identifiant connecté)
    • Catégorie d’établissement : liste déroulante (ex : centre hospitalier)
    • Archivé : oui/non
  • Puis cliquer sur Filtrer
  • Les résultats apparaissent dans le bloc Liste des établissements

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes
    • Nom : nom de la structure (établissement géographique)
    • Ville : ville dans laquelle est situé l’établissement
    • Département : département de l’établissement
    • Mono-unité : oui/non (établissement disposant au maximum d’une seule unité ou un service)
    • Standard : Numéro de téléphone référencé
    • Site : Adresse du site web si disponible
    • « La colonne action » regroupe les fonctions :
      • Consultation (de la fiche Juridique)
      • Modification (de la fiche juridique)

1.3. Consulter un établissement

  • Dans la Colonne Actions, cliquer sur Actions
  • Puis sur Consulter
  • « La fiche de l’établissement » s’ouvre, avec :
    • une présentation (un lien sur la page de l’établissement vers le site FINESS est ajouté automatiquement, si le FINESS est saisi)
    • des informations complémentaires
    • les unités disponibles :
      • le clic sur le lien ouvre la fiche Unité
      • le clic sur le pictogramme d’information ouvre une fenêtre modale contenant plusieurs informations sur l’unité, dont la liste des professionnels rattachés à l’unité, ainsi que leur fonction.
    • un mémo sur l’activité
    • les contacts usuels

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles selon vos droits

  • Imprimante/Imprimer : Imprime la fiche juridique
  • Crayon/Modifier : Permet de modifier la fiche juridique
  • Poubelle/Archiver : Archive la fiche juridique
  • Plus : Créer une unité
  • Personnage : Créer un professionnel
  • Liste/Retour : Permet un retour à la liste des entités

1.4. Modifier une Fiche établissement

  • Dans la Colonne Actions, cliquer sur Action
  • Puis sur Modifier
  • Le Formulaire de modification s’ouvre (identique au formulaire de création)
  • Pour valider cliquer sur Mettre à jour

2. CRÉATION D’UN ETABLISSEMENT acc_admin

Pour créer un établissement vous devez contacter l’assistance ROR.

Consulter la fiche administrateur

CHAPITRE 2 : PÔLES

Cette fiche décrit :

  • Les Pôles d’un établissement
  • Permet la modification des Pôles d’un établissement acc_ref

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Mon établissement/Présentation/Mes Pôles

ou : Administration/Répertoire/Gestion des pôles

1. GÉRER LA LISTE DES PÔLES

1.1 Effectuer une recherche

En fonction de votre profil, vous pouvez être amené à gérer plusieurs établissements, un ou plusieurs pôles, l’outil de recherche vous permet alors de filtrer les pôles

  • Dans le Bloc « Liste des filtres », sélectionner vos filtres, au choix :
    • Nom : Nom du pôle
    • Code pôle : Code attribué au pôle
    • Etablissement : Etablissement du pôle
    • Archivé : oui/non
  • Puis cliquer sur « Filtrer »
  • Les résultats apparaissent dans le bloc « Liste des pôles»

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes
    • Nom : Nom du pôle
    • Structure Juridique du pôle : Nom de l’entité juridique
    • Code du pôle : Code attribué au pôle au sein de l’établissement
    • « La colonne action » regroupe les fonctions :
      • Consultation (de la fiche du pôle)
      • Modification (de la fiche du pôle)

1.3. Consulter un pôle

  • Dans la « Colonne action », cliquer sur « Action »
  • Puis sur « Consulter »
  • « La fiche du pôle» s’ouvre, avec :
    • une présentation
    • les unités rattachées au pôle (un clic sur le lien ouvre la fiche de l’unité)
    • Contact

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles

  • Imprimante/Imprimer : Imprime la Fiche du pôle
  • Crayon/Modifier : Permet de modifier la fiche du pôle
  • Poubelle/Archiver : Archive la fiche du pôle
  • Liste/Retour : Permet un retour à la liste des pôles

1.4. Modifier une Fiche Pôle acc_ref

  • Dans la « Colonne action », cliquer sur « Action »
  • Puis sur « Modifier »
  • Le « Formulaire de modification » s’ouvre (identique au formulaire de création) avec :
    • une présentation
    • Les unités rattachées au pôle (en cliquant sur une unité vous ouvrez la fiche de l’unité)
    • Le responsable de pôle
  • Pour valider cliquer sur « Mettre à jour »

2. CRÉATION D’UN PÔLE acc_ref

  • Cliquer sur le bouton « + » / « créer » (disponible selon vos droits au dessus du « Bloc liste des filtres » )
  • Le formulaire  « Créer un pôle » apparaît
  • Puis renseigner le formulaire
  • Et cliquer sur « Sauvegarder »

CHAPITRE 3 : UNITÉS / SERVICES

 acc_ref Selon vos droits, après identification dans le ROR

Cette fiche décrit :

Le chemin est : Mon établissement/Mes unités

1. GÉRER LA LISTE DES UNITÉS

Selon vos droits, après identification dans le ROR

1.1 Effectuer une recherche

  • Dans le Bloc Liste des filtres, sélectionner vos filtres, au choix :
    • Etablissement : établissement de l’unité
    • Dénomination locale : nom de l’unité
    • Type d’unité : libellé de l’activité de l’unité
    • Discipline : activité autorisée
    • Code unité médicale : numéro attribué par l’établissement à son unité
    • Spécialités : spécialités médicales
    • Archivé : oui/non
  • Puis cliquer sur Filtrer 
  • Les résultats apparaissent dans le bloc Liste des unités

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes
    • Etablissement : nom de l’établissement
    • Type d’unité :  libellé de l’activité de l’unité
    • Dénomination locale : nom de l’unité
    • Spécialités : spécialités médicales
    • Lits : nombre de lits autorisés
    • Places : nombre de places autorisées

La colonne Actions regroupe les fonctions :

  • Consultation (de la fiche unité / service)
  • Modification (de la fiche unité / service)

1.3. Consulter une fiche unité / service

  • Dans la colonne Actions, cliquer sur Actions
  • Puis sur Consulter
  • La fiche unité s’ouvre, avec :
    • le descriptif complet de l’unité
    • les professionnels rattachés à l’unité :
      • un clic sur le lien ouvre la fiche du professionnel
      • les professionnels signalés par ce pictogramme  sont des professionnels d’un établissement de santé (hôpital, clinique) qui exercent simultanément dans un cabinet libéral. Un lien vers la fiche du cabinet est alors activé.

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles :

bt_imp Imprimer : Imprime la fiche unité / service
bt_modifier Modifier : Modifie le contenu de la fiche
bt_archiver Archiver : Archive la fiche unité / service
bt_transferer Transférer : Transfert de l’unité vers un autre établissement et possibilité de conserver les professionnels
bt_type Changer le type d’unité : Modifie le type d’unité
bt_retour_liste Retour à la liste : Permet un retour à liste des unités / services

1.4. Modifier une Fiche unité

  • Dans la colonne Actions, cliquer sur Actions
  • Puis sur Modifier
  • Le « Formulaire de modification » s’ouvre (identique au formulaire de création)
  • Pour valider cliquer sur Mettre à jour

2. CRÉATION D’UNE UNITÉ / SERVICE

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Mon établissement/Mes unités

  • Cliquer sur le bouton + / créer (disponible selon droit au dessus du bloc Liste des filtres)
  • Le formulaire  Créer une unité apparaît
  • Sélectionner l’établissement concerné et le type d’unité à compléter
  • Puis renseigner le formulaire, les champs à compléter sont différents selon le type d’unité sélectionné.

Champs obligatoires :

Les champs signalés par un astérisque * sont obligatoires.

Lors de la complétude de l’unité, après validation, si un de ces champs n’a pas été saisi, une fenêtre fixe apparaît en milieu d’écran. Une validation ou une annulation est alors demandée : « Valider sans compléter » ou « Annuler ».

3.  DUPLIQUER UNE UNITÉ / SERVICE

Il est possible de dupliquer une unité, à partir de sa fiche, en cliquant sur le pictogramme correspondant.

Au clic sur le bouton, les questions suivantes sont posées, via un formulaire :

  • Nom de la nouvelle unité (obligatoire) : la valeur générée par défaut est « Nom de l’unité actuelle (copie) » ;
  • La copie doit-elle être effectuée vers le même établissement géographique : Oui (par défaut) / Non,
    • Si non, le choix de la structure de rattachement se fait dans un menu déroulant parmi les autres établissements géographiques de la structure juridique ;
  • Copier les professionnels rattachés à l’unité : Oui / Non (par défaut),
    • Si oui, il faut choisir quelles informations copier pour cette nouvelle unité :
      • Equivalent temps plein,
      • Email,
      • Téléphones,
      • Fonctions,
      • Droits.

CHAPITRE 4 : PROFESSIONNELS

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin d’accès est : Mon établissement/Présentation/Mes professionnels

1. GÉRER LA LISTE DES PROFESSIONNELS

1.1 Effectuer une recherche

Compte tenu du grand nombre de professionnels pour un établissement, vous pouvez utiliser l’outil de recherche pour filtrer les professionnels.

  • Dans le Bloc Liste des filtres, sélectionner vos filtres, au choix :
    • Profession : menu déroulant
    • Fonctions : menu déroulant
    • Nom :
    • Prénom :
    • Identifiant :
    • E-mail : recherche sur l’e-mail de secours et de notification
    • Dernière connexion depuis : date et heure
    • Dernière connexion avant : date et heure
    • Structures : champ de recherche dynamique
    • Etablissements : champ de recherche dynamique
    • Compte utilisateur activé : oui / non
    • Générique : oui / non
    • Rôle : liste déroulante
    • Demande d’inscription : oui / non
    • Archivé : oui / non
  • Puis cliquer sur Filtrer
  • Les résultats apparaissent dans le bloc Liste des professionnels

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes
    • Nom : Nom du professionnel
    • Prénom : Prénom du professionnel
    • Fonctions : Fonctions du professionnel
    • Icônes :
      • Cadenas : coche verte = professionnel activé dans le ROR
      • Tête : coche verte = Identifiant générique
      • Horloge : statut de l’inscription
    • Etablissements : Etablissement(s) de rattachement
    • La colonne Actions regroupe les fonctions
      • Consultation (de la fiche Juridique)
      • Modification (de la fiche juridique)

1.3. Consulter un professionnel

  • Dans la colonne Actions, cliquer sur Actions
  • Puis sur Consulter
  • La fiche du professionnel s’ouvre, avec :
    • La partie identitaire
    • Les informations complémentaires
    • Le ou les établissements associés
    • Les rôles du professionnel

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles

  • Imprimante/Imprimer : Imprime la Fiche du pôle
  • Crayon/Modifier : Permet de modifier la fiche du pôle
  • Poubelle/Archiver : Archive la fiche du pôle
  • Lettre volante : Envoyer un mail de bienvenue
  • Lettre : Modifier la messagerie sécurisée
  • Clé : Rafraîchit les droits
  • Arc rouge : Ouvre Redmine
  • Liste/Retour : Permet un retour à la liste des pôles

1.4. Modifier une Fiche professionnel acc_ref

  • Dans la Colonne Actions, cliquer sur Actions
  • Puis sur Modifier 
  • Le Formulaire de modification s’ouvre (identique au formulaire de création)
  • Pour valider cliquer sur Mettre à jour 

2. CRÉATION D’UN PROFESSIONNEL acc_ref

  • Cliquer sur Créer en haut à droite bt_liste_usagers
  • Remplir le cadre Nouveau Professionnel avec :

CHAMPS IDENTITE

  • Nom : obligatoire
  • Nom de naissance
  • Prénom : obligatoire
  • Sexe 
  • Photo de profil : cliquer sur Choisissez un fichier
  • Date de naissance

  RECONNAISSANCE DE DOUBLON

  • Lors de la création d’un professionnel, une reconnaissance de doublon est automatique dès que les champs nom et prénom sont renseignés. Si un professionnel identique est détecté une fenêtre s’ouvre : Professionnel déjà existant ?
  • Cliquer sur le nom et prénom pour vérifier les informations du professionnel et si celui correspond cliquer sur ce bouton , sinon revenir en arrière avec la flèche retour du navigateur.

CHAMPS INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

  • Compte utilisateur activé : pour activer ou non son compte utilisateur (si oui, identifiant et mail de secours obligatoires)
  • Identifiant National CPS : pour les professionnels de santé
  • E-mail de secours : cette adresse e-mail permettra la réinitialisation du mot de passe en cas d’oubli.
  • E-mail de notification : cette adresse e-mail vous permettra de recevoir toutes les notifications ROR, si vide l’adresse e-mail de secours sera utilisée.
  • Téléphone de secours : utile pour récupérer le code d’authentification de connexion.
  • Identifiant : généré automatiquement
  • ADELI : saisir le numéro ADELI si connu
  • RPPS : saisir le numéro RPPS pour les professionnels de santé, un contrôle s’effectue sur la cohérence du numéro RPPS
  • Visibilité dans la recherche : saisir si l’utilisateur est accessible aux recherches sur le ROR

CHAMPS COMPÉTENCES

  • Profession : sélectionner la profession du professionnel
  • Spécialités : sélectionner le ou les spécialités du professionnel
  • Compléments : pour les compléments d’information en saisie libre
  • Compétences : sélectionner les compétences complémentaires du professionnel

CHAMPS ETABLISSEMENT ASSOCIE

  • Etablissements : pour accéder aux compléments du formulaire cliquer sur Ajouter un établissement
    • Etablissement : champ de recherche vers les ES répertoriés sur le ROR
    • Unités : champ de recherche vers les unités de l’ES saisi
    • Fonctions : Saisir la fonction du professionnel
    • Équivalent temps plein : Saisir le temps de travail du professionnel
    • Adresse e-mail établissement : Adresse professionnelle (cette adresse ne recevra pas le lien de régénération d’un mot de passe en cas de perte)
    • Téléphones : pour accéder aux compléments du formulaire cliquer sur Ajouter un téléphone
      • La visibilité du numéro de téléphone est paramétrable : Régionale : visible par tous les utilisateurs, SAMU : visible par les professionnels rattachés au SAMU dont l’établissement dépend, Etablissement : visible uniquement par les utilisateurs rattachés à l’établissement du professionnel concerné.
  • Vous pouvez :
    • Ajouter un établissement supplémentaire en cliquant sur Ajouter un établissement
    • Supprimer un établissement en cliquant sur Retirer cet établissement

Pour finaliser :

  • Cliquer sur Sauvegarder

Lors de la création de sa fiche, le professionnel est automatiquement notifié de ses nouveaux paramètres de connexion sur l’adresse e-mail de notification si complétée sinon sur l’adresse e-mail de secours.

conseil Pour toute modification d’email du professionnel (secours, notification et email établissement), un mail est envoyé pour valider cette nouvelle adresse email.

Étapes de modification d’adresse email

pendule Une demande de validation d’adresse email est actuellement en cours. Possibilité de renvoyer une nouvelle demande en cliquant sur cette icône.
validation Adresse email validée par le professionnel

3. ATTRIBUTION DES RÔLES

Suivre ce lien : ici

4. AFFECTATION D’UN ETABLISSEMENT A UN PROFESSIONNEL

La demande d’affectation peut être initialisée soit par le professionnel, soit par le référent établissement :

Par le professionnel (attention le professionnel ne peut faire cette demande que si son compte est activé) :

  • Cliquer sur Mon compte (en haut à droite de la page d’accueil) : 
  • Cliquer sur Modifier 
  • Dans le chapitre Etablissements associés, cliquer sur Ajouter un établissement
  • Compléter le formulaire, le nom de l’établissement et l’unité sont des champs obligatoires.
  • Cliquer sur le bouton Mettre à jour.
  • Une notification est envoyée au référent de l’établissement (si désigné)  pour valider la demande d’affectation. Si le référent établissement n’a pas été désigné, la notification est envoyée  à l’assistance du Portail qui se chargera de contacter l’établissement. Cliquer sur ce lien.
  • Dans Mon compte, le statut de cet établissement sera en attente de validation :

  • Le référent établissement reçoit un mail de notification pour la demande d’affectation avec un lien direct sur la fiche professionnelle du demandeur.
  • Dans le chapitre Etablissements associés / Valider cette affectation ? Cliquer sur oui ou non puis cliquer sur Mettre à jour.
  • Une notification est envoyée au demandeur pour l’informer de la validation ou du refus d’affectation. Cette notification apparaît sous forme de chiffre au niveau du pictogramme « Mon compte ».

  • Un clic sur le nombre de professionnels à valider ouvre les demandes de validation d’affectation sous forme de liste.
  • La validation peut être faite directement dans la liste, en cliquant sur le bouton « Action » puis en sélectionnant « Valider ou refuser ». Le choix devra alors être fait directement dans une fenêtre modale.

  • La validation peut être également faite, en cliquant sur le bouton « Action » puis en sélectionnant « Modifier ». La fiche du professionnel s’ouvre alors, avec un encadré rouge autour de la zone à valider.

  • Si refus de l’affection :
    • l’utilisateur pourra se rendre à nouveau sur sa fiche professionnelle en cliquant sur Mon compte / Modifier ou cliquer sur le lien dans la notification par mail.
    • Dans le chapitre Etablissements associés / Demander de nouveau de valider l’affectation ? Cliquer sur oui ou non puis cliquer sur Mettre à jour.

    • Si oui + cliquer sur Mettre à jour : une nouvelle notification par mail sera envoyée au référent établissement.
    • Si non + cliquer sur Mettre à jour : le bloc établissement demandé disparaîtra de la fiche du professionnel.
  • Si pas de réponse suite à la demande d’affectation :
    • le professionnel peut alors effectuer une relance en mettant « Demander de nouveau de valider l’affectation » à Oui

Par le référent établissement

Possibilité de rattacher un professionnel à son établissement ou à une unité de l’établissement directement :

  • Via la fiche établissement :
    • Cliquer sur Mon établissement / Présentation / Mon établissement.
    • Sélectionner l’établissement souhaité, cliquer sur Actions / Consulter.
    • Cliquer sur le bouton Ajouter un professionnel
    • Renseigner le champ Professionnel avec le nom et/ou prénom : le moteur de recherche proposera des professionnels déjà existants dans le portail.
    • Si dans les propositions un professionnel correspond à la recherche (affichage du nom, prénom, établissement et fonction), cliquer sur son nom.
    • Compléter le reste du formulaire et cliquer sur Valider.
    • Si aucun professionnel ne correspond, cliquer sur Si vous ne trouvez pas le professionnel, suivez ce lien pour en créer un.
    • Une nouvelle fiche apparaît, compléter les informations demandées et cliquer sur Sauvegarder.
    • Une notification est envoyée au professionnel pour l’informer de cette nouvelle demande d’affectation. Ce dernier devra cliquer sur le lien disponible dans ce mail et acceptera ou refusera cette affectation.
    • Le référent établissement sera informé par mail de la réponse du professionnel.
    • Sans réponse de la part du professionnel, le référent peut effectuer une relance en mettant « Demander de nouveau de valider l’affectation » à Oui.
  • Via la fiche unité
    • Cliquer sur Mon établissement / Présentation / Mes unités.
    • Sélectionner l’unité souhaitée, cliquer sur Actions / Consulter.
    • Cliquer sur le bouton Ajouter un professionnel
    • Renseigner le champ Professionnel avec le nom et/ou prénom : le moteur de recherche proposera des professionnels déjà existants dans le portail.
    • Si dans les propositions un professionnel correspond à la recherche (affichage du nom, prénom, établissement et fonction), cliquer sur son nom.
    • Compléter le reste du formulaire et cliquer sur Valider.
    • Si aucun professionnel ne correspond, cliquer sur Si vous ne trouvez pas le professionnel, suivez ce lien pour en créer un.
    • Une nouvelle fiche apparaît, compléter les informations demandées et cliquer sur Sauvegarder.
    • Une notification est envoyée au professionnel pour l’informer de cette nouvelle demande d’affectation. Ce dernier devra cliquer sur le lien disponible dans ce mail et acceptera ou refusera cette affectation.
    • Le référent établissement sera informé par mail de la réponse du professionnel.

5. SUIVI DES DOUBLONS

Dans Mon établissement/Présentation/Mes professionnels,  une interface de suivi des doublons (RPPS, ADELI, nom et prénom) est accessible en bas de la liste des professionnels.

Retrouver rapidement les demandes d’affectation en attente de validation :

  • Mon établissement / Présentation / Mes professionnels
  • Liste des Filtres : Affectations en attente : sélectionner OUI puis cliquer sur Filtrer.