Hôpital en Tension (HET)

Sommaire

1. Demande de plan HET

Accès automatique pour tous les médecins, cadres, cadres supérieurs de santé et autres personnes habilitées ayant droit.

Le chemin d’accès est : Urgences & gestion de crises / HET (Hôpital En Tension) / Demande de plan HET

Procédure

DDE_HET

Renseigner le formulaire

(tous les champs sont obligatoires) 

  • Etablissement : saisir le nom de l’établissement concerné.
  • Date de déclaration : champs pré-remplis avec la date et l’heure d’ouverture du formulaire et modifiable.
  • Type de tension : sélectionner le type de plan HET correspondant aux difficultés rencontrées.
  • Groupe de discipline : sélectionner le groupe de discipline concerné.
  • Détails : décrire de façon détaillée les causes de la demande de déclenchement du plan HET.
  • Cliquer sur « Enregistrer ».

Un mail de notification est envoyé automatiquement : « Mode de signalement »

La page « Suivi cellule de veille »  (Cf. chapitre 3) s’affiche avec la possibilité de modifier et/ou clôturer la demande de déclenchement de plan HET.

Actualiser/mettre à jour une demande de tension

  • Pour actualiser une demande de plan HET : sélectionner le menu Urgences et Gestion de Crises / HET (Hôpital En Tension) / Demande de plan HET.
  • Modifier/compléter les champs du formulaire.
    • Attention : si vous êtes rattaché à plusieurs établissements dans votre compte ROR, vérifiez que c’est l’établissement concerné qui est pré-sélectionné
  • Cliquer sur « Enregistrer« .

 

Si aucune mise à jour n’est effectuée par l’établissement dans les 24h, un e-mail est adressé automatiquement informant de l’absence de mise à jour 24h aprés la demande de déclaration de plan HET (ou de sa dernière mise à jour).

Les destinataires de cet e-mail sont :

  • e-mail de direction,
  • e-mail d’alerte de l’établissement,
  • e-mail du chef de service des urgences,
  • référent(s) établissement,
  • référent(s) HET,
  • cellule de veille de l’établissement,
  • les professionnels avec un rôle destinataire des mails HET
  • le créateur de la demande

Clôturer une demande de plan HET

  • Pour clôturer une demande de tension : Cliquer sur le bouton « Clôturer » situé dans la fiche de l’établissement accessible via le menu Urgences et Gestion de Crises /HET en cours, puis sélection de l’établissement OU via le menu Urgences et Gestion de Crises / HET (Hôpital En Tension) / Activité des urgences, puis sélection de l’établissement.

    Si aucune mise à jour n’a été effectuée durant 48h, la demande de plan HET se clôture automatiquement.

    Lorsqu’un plan est clôturé (manuellement ou automatiquement), un mail de notification est envoyé automatiquement :  « Mode de signalement »

      2. Déclaration de plan HET

      Accès automatique pour tous les directeurs et autres personnes habilitées ayant droit. 

      Le chemin d’accès est : Urgences & gestion de crises / HET (Hôpital En Tension) / Déclaration de plan HET

      Si aucune démarche de personnalisation de plans HET n’a été effectuée par votre établissement, vous déclarerez une tension sur le plan « HET national minimal ».

      Procédure

      • Etablissement : saisir le nom de l’établissement concerné.
      • Cliquer sur « Enregistrer »
      • Groupe de discipline : sélectionner le groupe de discipline concerné.
      • Plan HET : sélectionner le modèle de plan HET adapté à la situation.
      • Cliquer sur « Valider ».
      • Ouverture du plan HET sélectionné : compléter ce formulaire et Valider.

      La page « Suivi cellule de veille »  (Cf. chapitre 3) s’affiche avec la possibilité de Mettre à jour et/ou clôturer le plan HET.

      Actualiser/mettre à jour une déclaration de tension

      • La mise à jour s’effectue en cliquant sur le bouton « Mettre à jour » située sur la fiche de l’hôpital en tension (accessible via le menu Urgences et Gestion de Crises / HET en cours puis sélection de l’établissement OU via le menu Urgences et Gestion de Crises / HET (Hôpital En Tension) / Activité des urgences puis sélection de l’établissement OU en empruntant le même chemin que pour la déclaration de tension : menu Urgences et Gestion de Crises / HET (Hôpital En Tension) / déclaration de plan HET.
      • Attention : Une veille établissement n’actualise pas la déclaration de tension. Cette fonctionnalité reste disponible en mode « tension en établissement » et en mode « hors tension », afin que les établissements puissent dans tous les cas, notifier un élément particulier qui ne nécessite pas forcément la demande ou déclaration d’un plan HET.

         

        Si aucune mise à jour n’est effectuée par l’établissement dans les 24h, un e-mail est adressé automatiquement informant de l’absence de mise à jour 24h aprés la  déclaration de plan HET (ou de sa dernière mise à jour).

        Les destinataires de cet e-mail sont :

        • e-mail de direction,
        • e-mail d’alerte de l’établissement,
        • e-mail du chef de service des urgences,
        • référent(s) établissement,
        • référent(s) HET,
        • cellule de veille de l’établissement,
        • les professionnels avec un rôle destinataire des mails HET
        • le créateur de la demande

        Clôturer une déclaration de plan HET

        • Pour clôturer une déclaration de plan HET, cliquer sur le bouton « Mettre à jour » (accessible via le menu Urgences et Gestion de Crises / HET en cours puis sélection de l’établissement ou via Urgences et Gestion de Crises / HET (Hôpital En Tension) / Activité des urgences puis sélection de l’établissement) puis sur « (!) clôturer » OU cliquer sur le bouton »Nouvelle action » puis « Clôturer« .
        • Compléter ensuite le champ « Motiver l’interruption du plan HET » en expliquant la raison de la clôture puis enregistrer.

          Si aucune mise à jour n’a été effectuée durant 48h, la déclaration de plan HET se clôture automatiquement.

          Lorsqu’un plan est clôturé (manuellement ou automatiquement), un mail de notification est envoyé automatiquement :  « Mode de signalement »

            3. Veille établissement

            Visible par tous avec un premier visuel sur l’établissement

            Le chemin d’accès est : Urgences & gestion de crises / HET (Hôpital En Tension) / Veille établissement

            Procédure

            • Etablissement : saisir le nom de l’établissement concerné.
            • Cliquer sur « Enregistrer »
            • Groupe de discipline : sélectionner le groupe de discipline concerné.
            • Plan HET : sélectionner le modèle de plan HET adapté à la situation.
            • Cliquer sur « Valider ».
            • Ouverture du plan HET sélectionné : compléter ce formulaire et Valider.

            La page « Suivi cellule de veille »  (Cf. chapitre 3) s’affiche avec la possibilité de Mettre à jour et/ou clôturer le plan HET.

            Outil commun de traçabilité de la cellule de veille établissement, de la veille ARS et de la veille régionale. Tout compte-rendu de cellule de veille effectué lors d’un épisode HET n’est visible que dans « HET historique » sur la fiche de tension de l’établissement. Affichage de l’état des indicateurs au moment de la saisie de la veille en cliquant sur l’icône « Horloge » située devant la date.

            HET_VEILLE

            Affichage des lits disponibles par groupe de discipline

            • Colonne Lits dispo : nbre de lits disponibles / nbre de lits installés dans l’établissement avec au survol les dates des saisies (affichage de la plus ancienne et de la plus récente).
            • Colonne Solidaires nbre de lits disponibles / nbre de lits installés dans les établissements cibles avec au survol le détail des lits par établissement (visuel des établissements pouvant être déclenchés en tension solidaire selon des listes préétablies).

            Affichage des indicateurs présentés sous plusieurs formats 

            (sélectionner le format en cliquant sur le titre)

            • Colonne Lits dispo : nbre de lits disponibles / nbre de lits installés dans l’établissement avec au survol les dates des saisies (affichage de la plus ancienne et de la plus récente).
            • Colonne Solidaires nbre de lits disponibles / nbre de lits installés dans les établissements cibles avec au survol le détail des lits par établissement (visuel des établissements pouvant être déclenchés en tension solidaire selon des listes préétablies).
            • Chaque indicateur est calculé et remonté toutes les 10 minutes.
            • Indications de lecture :
                • temps ou moyenne : affichés en minutes, exemple : moyenne de présence aux urgences = 301 lire 301 minutes
                • périodes calculées = T0 – (période demandée), exemple : Nbre de passages au cours des dernières 24H (T0 – 24H), le 24/04/2017 à 09h40 la période prise en compte sera du 23/04/2017 – 9h40 au 24/04/2017 – 9h40.
            • Chaque indicateur est comparé à des données antérieures (même heure, même jour, même période d’un mois sur l’année en cours et les années précédentes).
            • Indications de couleurs :
                • blanc : le résultat de l’indicateur est inférieur aux données comparées
                • vert = le résultat de l’indicateur est compris dans la moyenne des données comparées
                • orangé/rouge =  le résultat de l’indicateur est supérieur aux données comparées

            Attention, si les remontées des données sont récentes, il y aura peu de données comparables et les résultats apparaîtront le plus souvent en rouge.

            ONGLET TABULAIRE

            Le menu déroulant « Nouvelle action » donne accès selon les droits à :

              • Déclenchement plan HET
              • Demande de déclenchement plan HET
              • Veille quotidienne régionale
              • Veille quotidienne établissement
              • Veille quotidienne ARS

              Si RAS (rien à signaler) dans l’intitulé de l’action : déclaratif uniquement, rien à compléter.

              Liste anonymisée des patients présents aux urgences (salle d’attente incluse) dans l’ordre d’arrivée, du plus ancien au plus récent.

              Indications de couleurs :

              • jaune = patient pris en charge par un médecin senior
              • vert = patient pris en charge par un médecin senior et dont l’état de santé présente les caractéristiques suivantes :
                    • un caractère instable, ou que le diagnostic reste incertain,
                    • nécessite une surveillance médicale et un environnement paramédical qui ne peuvent être délivrés que dans le cadre d’une hospitalisation,
                    • nécessite la réalisation d’examens complémentaires ou d’actes thérapeutiques.
              • bleu = patient en attente de prise en charge par un médecin senior

              Affichage pour chaque patient des données suivantes :

              • sexe
              • age
              • date et heure d’entrée
              • motif d’admission
              • CCMU = Classification clinique des malades aux urgences
                    • CCMU 1 : État lésionnel et/ou pronostic fonctionnel jugés stables
                    • CCMU 2 : État lésionnel et/ou pronostic fonctionnel jugés stables, Décision d’acte complémentaire
                    • CCMU 3 : État lésionnel et/ou pronostic fonctionnel jugés susceptibles de s’aggraver aux urgences
                    • CCMU 4 : Situation pathologique engageant le pronostic vital
                    • CCMU 5 : Situation pathologique engageant le pronostic vital réanimation immédiate
              • GRAV = Gravité selon une échelle de priorisation de l’IOA à l’admission
                    • GRAV 1 : Prise en charge immédiate
                    • GRAV 2 : Prise en charge inférieure à 20 mn
                    • GRAV 3 : Prise en charge inférieure à 1h
                    • GRAV 4 : Prise en charge inférieure à 2h
                    • GRAV 5 : Prise en charge inférieure à 4h
              • SOUHAITÉE  : destination dans les Urgences ou à la sortie
              • CONFIRMÉE : mode de sortie du patient

              ONGLET PATIENTS

              4. HET en cours

              Visible par tous. ​Accès selon droits au menu « Nouvelle action » comme dans la veille établissement.​

              Visualisation de toutes les demandes de déclenchements de plan HET et des établissements en tension EN COURS sur la région PACA ainsi que les actions mises en place. Possibilité de filtrer les résultats en cliquant sur le bouton « loupe » suivant :HET_COURS_FILTRES

               

              • Départements (plusieurs choix possibles)
              • Etablissement (plusieurs choix possibles)

              Le menu déroulant  « Nouvelle action » donne accès à différentes actions selon les droits et selon le statut HET de l’établissement 

              (Cf. chapitre Veille établissement)

              Nouvelle tension solidaire :

              Etape 1 : sélectionner la discipline

              Etape 2 :

              • sélectionner le pourcentage de lits à mettre à disposition ;
              • sélectionner le ou les établissements solidaires (affichage d’une liste déroulante des établissements en fonction de la discipline précédemment définie). Le nombre de lits réquisitionnables s’affiche ;
              • cliquer sur le bouton « Valider tensions solidaires »
              • Possibilité de revenir au choix de la discipline en cliquant sur le bouton « Réinitialiser le formulaire »

              Clôturer tension

              • Saisir date et heure si différente
              • renseigner le champ « Motiver l’interruption du plan HET »
              • cliquer sur « Enregistrer »

              5. HET historique

              Visible par tous. Accès selon droits au menu « Nouvelle action » comme dans la veille établissement.

              Visualisation de toutes les demandes de déclenchements de plan HET et des établissements en tension TERMINÉES sur la région PACA ainsi que les actions mises en place.

              Possibilité de filtrer les résultats en cliquant sur le bouton « loupe » suivant : 

              • Date de début
              • Date de fin
              • Départements (plusieurs choix possibles)
              • Etablissement (plusieurs choix possibles)

              6. Activités des urgences

              Visible par tous. 

              • Le nouveau format permet de visualiser tous les SAU de la région.
              • Une étiquette rouge « A surveiller » s’affiche sur les établissements durant 12h en cas de veille régionale signalant une anomalie (détail visible dans la fiche de veille établissement accessible directement au clic sur l’établissement)
              • Une étiquette verte « Veillé » s’affiche sur les établissements durant 12h en cas de veille régionale effectuée ne signalant pas d’ anomalie (détail visible dans la fiche de veille établissement accessible directement au clic sur l’établissement)

              7. Mes plans HET

              Accès réservé au Référent HET

              Le chemin d’accès est : Urgences & gestion de crise / HET (Hôpital En Tension) / Mes plans HET

              Permet de créer et gérer les plans HET de son établissement.

              Procédure

              • Cliquer sur le bouton HET_BT_PLAN
              • Sélectionner le modèle de plan souhaité dans la liste qui est proposée.
              • Compléter si besoin les champs réservés à l’établissement et cliquer sur « Enregistrer ».
              • Possibilité de modifier l’ordre des actions en utilisant le système de glisser/déposer : cliquer et maintenir le clic sur l’action à déplacer à l’endroit souhaité et relâcher le bouton à l’endroit voulu.

              Liste des différents plans et leur résumé

              HET CARENCES LITS D’AVAL PHASE RÉACTIVE PRÉCOCE

              Ce plan décrit les actions réactives précoces des tensions carences de lits d’aval.

              HET CARENCES LITS D’AVAL PHASE RÉACTIVE INTERMÉDIAIRE

              Ce plan décrit les actions réactives intermédiaires des tensions carences de lits d’aval.

              HET CARENCES LITS D’AVAL PHASE RÉACTIVE PRÉ PLAN BLANC

              Ce plan décrit les actions réactives pré plan blanc des tensions carences de lits d’aval.

              HET DÉFAUT D’EFFECTIF SOIGNANT

              Ce plan est à mettre en oeuvre en cas de défaut d’effectif soignant aux urgences.

              HET AFFLUENCE

              Cette tension est consécutive à un nombre d’admissions particulièrement élevé aux urgences. Elle ne doit pas être confondue avec une difficulté liée à un défaut de processus au sein des urgences (diminution effectifs) ou une difficulté d’accès aux lits d’aval. Ces deux dernières situations provoquent une augmentation du nombre de patients aux urgences sans affluence particulière.

              HET PRÉVENTION

              Organisation et Prévention au quotidien

              HET NATIONAL COMPLET

              Plan complet minimal pour collecter les traceurs d’actions qui constituent un moyen d’évaluer le niveau de tension dans les établissements de santé au niveau régional et national.

              HET NATIONAL MINIMAL

              Plan minimal pour collecter les traceurs d’actions qui constituent un moyen d’évaluer le niveau de tension dans les établissements de santé au niveau régional et national.

              HET PREVENTION ARS

              Actions à mettre en place de façon quotidienne.

              HET ACTIONS ARS

              Actions ARS en cas de plan HET déclenché sur un établissement.

              HET CARENCES LITS D’AVAL SOINS CRITIQUES

              Synthèse des actions à mettre en oeuvre en cas de difficultés d’accès aux lits de réanimation.

              HET CARENCES LITS D’AVAL MATERNITÉ

              Synthèse des actions à mettre en oeuvre en cas de difficultés d’accès aux lits de maternité.

              HET CARENCES LITS D’AVAL PÉDIATRIE

              Synthèse des actions à mettre en oeuvre en cas de difficultés d’accès aux lits de pédiatrie.

              HET CARENCES LITS D’AVAL PSYCHIATRIE (en attente travail régional)

              Synthèse des actions à mettre en oeuvre en cas de difficultés d’accès aux lits de psychiatrie.

              HET CARENCES LITS D’AVAL

              Ce plan décrit les actions des tensions carences de lits d’aval sur les différentes phases.

              8. Actions HET Répertoire

              Visible par tous

              Le chemin d’accès est : Urgences & gestion de crise / HET (Hôpital En Tension) / Actions HET Répertoire

              Liste de toutes les actions disponibles sur le module HET.

              9. Mode de signalement

              Lors d’une demande ou de déclaration d’Hôpital En Tension, un mail est envoyé automatiquement vers :

               

              • le mail Alerte de l’établissement
              • la Direction de l’établissement
              • le Chef des urgences de l’établissement déclarant
              • le déclarant
              • le SAMU de référence de l’établissement déclarant
              • la Direction Départementale concernée
              • la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS (paramétrage administrateur)

              Où renseigner ces mails dans le ROR ?

              Mail Alerte de l’établissement : FICHE ETABLISSEMENT

              mail_alerte

              Mail à la Direction de l’établissement : FICHE ETABLISSEMENT

              mail_direction

              Mail au Chef des Urgences de l’établissement déclarant : FICHE DU PROFESSIONNEL

              • L’établissement a déclaré une unité typée « URGENCES » dans son établissement.
              • Dans la fiche du professionnel Chef des Urgences : il doit être rattaché à cette unité « URGENCES » ET avoir le rôle de « Chef de service » sur cette unité.mail_chefdesceurg

              Mail au SAMU du département* : choix du SAMU en fonction du CODE POSTAL renseigné dans la FICHE ETABLISSEMENT du déclarant.

               * Infos Administrateur : les unités SAMU doivent être déclarées dans leur établissement. L’adresse mail utilisée est celle renseignée dans la fiche unité SAMU (Typée SAMU) dans la partie « Coordonnées et Alertes/Tensions/PB ».

              Mail aux Directions Départementales : les régions souhaitant ajouter des mails aux directions départementales doivent aller dans le paramétrage des départements

              (Administration/Hôpital En tension (HET)/Paramétrage administrateur et ajouter autant de lignes que de départements.