Réseau social de santé

SOMMAIRE

CHAPITRE 1 : CONNEXION AU PORTAIL DE SANTÉ PACA & AU RÉSEAU SOCIAL

CHAPITRE 2 : PRINCIPE ET INTERFACE DU RÉSEAU SOCIAL

  1. Accueil
  2. Espace
  3. Profil

CHAPITRE 3 : UTILISATION

  1. Fil d’actualité
  2. Tâches
  3. Wiki
  4. Sondages
  5. Liste des liens
  6. Calendrier
  7. Fichiers
  8. Réunions
  9. Suite bureautique partagée
  10. Réglages
  11. Inviter des personnes à rejoindre un espace
  12. Notifications par email

CHAPITRE 4 : ADMINISTRATION

  1. Réglages d’un espace

CHAPITRE 5 : COMMENT CRÉER UN ESPACE ?

 


CHAPITRE 1 : CONNEXION AU PORTAIL DE SANTÉ PACA & AU RÉSEAU SOCIAL

Rendez-vous sur : https://www.sante-paca.fr

Remplissez les informations demandées dans le bloc “SE CONNECTER”

Pour accéder au Réseau social de santé, cliquez sur l’onglet “Espace numérique” puis sur “Réseau Social Santé PACA” :

CHAPITRE 2 : PRINCIPE ET INTERFACE DU RÉSEAU SOCIAL

Le Réseau social de santé PACA, contrairement à d’autres réseaux sociaux bien connus, est un outil qui fonctionne avec différents espaces. Un utilisateur peut appartenir à un ou plusieurs espaces et pourra agir dans ces espaces et en mode public. Le contenu d’un espace n’est accessible qu’aux personnes en faisant partie.

1. ACCUEIL

La première page qui s’affiche lors de la connexion au réseau social est le fil d’actualité.

1 : Le bandeau supérieur

  • Notifications : les notifications apparaîtront pour signaler une invitation à un espace, un commentaire ou un post, un « j’aime » sur une publication, etc.
  • Messages privés : ces messages sont envoyés à titre personnel, entre utilisateurs.

2 : Le menu principal du Réseau social

  • Mes espaces : permet d’accéder aux différents espaces auxquels appartient l’utilisateur
  • Fil d’actualité : c’est la première page qui s’affichera lors de la connexion au Réseau social. Le fil d’actualité reprend toutes les publications des différents espaces auxquels appartient l’utilisateur. Ces informations sont présentées de manière chronologique. Le nom de l’espace concerné par la publication est mentionné à côté du nom de son auteur. Exemple de la publication qui apparaît ici en premier : Erika BOREL > test Erika = Erika BOREL a publié dans l’espace nommé test Erika.
  • Calendrier : il s’agit du calendrier de l’utilisateur. Il reprend les événements de l’utilisateur provenant des différents espaces auxquels il appartient.
  • Annuaire : on peut y trouver toutes les personnes inscrites sur le réseau social ainsi que la liste de tous les espaces (sans pouvoir forcément en voir le contenu). L’onglet « Publication des membres » (sur le côté gauche) donne accès aux publications à visibilité publique.
  • Tâches : cet onglet propose une vue d’ensemble des tâches de l’utilisateur, sur tous les espaces auxquels il appartient.
  • Portail de santé : ce bouton permet de revenir directement sur le Portail de Santé PACA.

3 : Le fil d’actualités

  • Fil d’actualité : c’est la première page qui s’affichera lors de la connexion au Réseau social. Le fil d’actualité reprend toutes les nouveautés des différents espaces auxquels appartient l’utilisateur. Ces informations sont présentées de manière chronologique. Le nom de l’espace concerné par la publication est mentionné à côté du nom de son auteur. Exemple de la publication qui apparaît ici en premier : Erika BOREL > test Erika = Erika BOREL a publié dans l’espace nommé test Erika.
  • ATTENTION : les publications faites directement sur le fil d’actualité (dans l’encadré rouge) auront, par défaut, une visibilité publique. Une publication faite à partir de cet endroit sera donc, par défaut, visible par tous les utilisateurs du Réseau social !

4 : Les prochains événements

  • Cet encart reprend les événements à venir les plus proches, issus du calendrier général. Il s’agira donc des événements provenant de tous les espaces auxquels appartient l’utilisateur.

5 : Les activités récentes

  • Cet encart reprend tout ce qui a pu se passer sur les différents espaces auxquels appartient l’utilisateur, sauf les publications (qui se trouvent dans le fil d’actualités) : mentions « j’aime », commentaires, etc.

6 : Mes tâches

  • Cet encart reprend toutes les tâches qui ont été affectées à l’utilisateur, quelque soit l’espace à partir duquel elles ont été créées.

 

2. ESPACE

Un espace se présente de la façon suivante.

1 : Choix de l’espace

  • Cliquez sur « Mes espaces », au niveau du menu principal du Réseau social, pour choisir l’espace à ouvrir.

2 : Bandeau de l’espace

  • Photo de profil : cette image peut être changée, en cliquant sur les boutons qui apparaissent au survol (dans notre exemple, il s’agit du logo e-Santé ORU PACA).
  • Image du bandeau : tout comme la photo de profil, cette image peut être modifiée (dans notre exemple, il s’agit du fond dans les tons de bleu). Le nom de l’espace sera affiché ici.
  • Informations sur l’espace : quelques indications sont données sur l’espace, comme le nombre de publications, de membres et d’abonnés.
  • Inviter : ce bouton ne s’affiche que si l’administrateur de l’espace l’a paramétré ainsi. Il permet d’inviter d’autres personnes à rejoindre l’espace. Les personnes qui recevront une invitation à rejoindre l’espace pourront l’accepter ou la décliner.
  •  Réglages : ce bouton donne accès aux réglages de l’espace. Son contenu sera différent en fonction des droits paramétrés par l’administrateur de l’espace.

3 : Menu de l’espace

  • Le menu de l’espace présente les différents outils qui peuvent être utilisés dans l’espace.

4 : Activité récente / Prochains événements

  • Ces encarts reprennent tout ce qui a pu se passer sur l’espace en question (mentions « j’aime », commentaires, etc.) ainsi que les événement à venir les plus proches de l’espace concerné. C’est la même chose que sur la page d’accueil sauf qu’ici, les informations sont spécifiques à l’espace choisi.

5 : Membres

  • Cet encart donne un aperçu des membres de l’espace. Les administrateurs sont encadrés en vert. Si les membres sont trop nombreux, un bouton « Afficher tout » apparaîtra et donnera accès à leur liste complète.

3. PROFIL

Pour accéder à votre profil, cliquez à côté de votre nom, dans le bandeau supérieur. Vous aurez ainsi accès à votre profil et aux paramètres de votre compte. C’est également ici que vous pourrez vous déconnecter.

1 : Bandeau du profil

Ce bandeau fonctionne de la même façon que le bandeau d’un espace. Les images peuvent être changées. Le nom de l’utilisateur apparaît sur ce bandeau.

Le bouton « Modifier votre compte » donne accès aux paramètres de votre compte.

2 : Menu du profil

Tout comme le menu de l’espace, vous y trouverez les différents outils utilisables.

Les paramètres du compte

Pour y accéder, cliquez sur « Paramètres du compte », au niveau du bandeau supérieur, ou sur « Modifier votre compte », lorsque vous êtes sur votre profil.

Dans l’encart 1, vous avez, une fois de plus, le menu conditionnel. Vous pouvez paramétrer votre profil comme vous le désirez en utilisant les différentes options qui y sont proposées.

Dans l’onglet « Profil », vous pouvez entrer vos informations personnelles. Le contenu du champ « Civilité » sera affiché juste en dessous de votre nom (dans le bandeau supérieur). Vous pouvez l’utiliser pour afficher des informations que vous souhaitez communiquer aux autres utilisateurs.

CHAPITRE 3 : UTILISATION

Ce chapitre présente les différents outils disponibles dans un espace, ainsi que leurs fonctionnalités. La présence des différents outils est paramétrée par l’administrateur de l’espace. Ainsi, tous les outils n’apparaîtront pas forcément à chaque fois.

La liste des outils disponibles est présentée dans le menu de l’espace.

1. FIL D’ACTUALITÉS

Le fil d’actualité d’un espace reprend toutes les activités qui ont lieu sur l’espace.

Pour publier un message sur le fil d’actualité d’un espace, entrez votre texte dans l’encart en haut, cliquez sur le bouton avec une icône en forme de nuage si vous souhaitez y joindre des documents, puis cliquez sur « Publier ».

Vous  pouvez également créer un document en utilisant la suite bureautique en ligne OnlyOffice. Le document pourra ainsi être modifié par les différents membres de l’espace, directement sur l’espace, sans avoir besoin de le télécharger.

Pour ce faire, cliquez sur la petite flèche qui se situe à côté du pictogramme en forme de nuage et sélectionnnez « Create document (Text, Spreadsheet, Presentation) ». Sélectionnez  ensuite le format de document souhaité. Vous arrivez alors dans l’éditeur de document.

Le message publié sera visible par tous les membres de l’espace et uniquement par ces membres.

Le pictogramme en forme de rouages (en dessous de l’encart, à droite) permet de changer la visibilité du message et de créer une notification spécifique pour ce message.

2. TÂCHES

Ce module permet de créer des tâches et de les attribuer à un autre membre de l’espace.

3. WIKI

Ce module permet de créer un wiki (site web collaboratif, au développement duquel les visiteurs peuvent participer par l’écriture de pages web et la création de liens) associé à l’espace.

4. SONDAGES

Grâce à ce module, vous pouvez créer des sondages et les adresser aux membres de l’espace.

Par défaut, le nom des gens qui ont répondu au sondage apparaîtra au survol de leur réponse. Si vous souhaitez que le nom des participants n’apparaisse pas, pensez à cocher l’option « Votes anonymes » lors de la création de vos questions.

5. LISTE DES LIENS

Cet outil vous permet de référencer des liens web. Les liens sont classés par catégories (ex : Liens internes / Sites partenaires).

Avant de pouvoir ajouter un lien, il faudra donc créer au moins une catégorie. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Add Category » puis remplissez les champs. Une fois la catégorie crée, vous pouvez cliquer sur le bouton vert (en haut à droite) « Add link » pour ajouter le lien web désiré.

6. CALENDRIER

Il s’agit ici du calendrier propre à l’espace. Les événements de ce calendrier vous concernant seront automatiquement repris dans « Calendrier » du menu principal du Réseau social (chapitre 2.1.).

Pour créer un événement dans le calendrier, cliquez sur la date désirée et remplissez les informations demandées. Ces informations sont présentées sous forme de 3 onglets différents : Basique, Participation et Fichiers.

7. FICHIERS

C’est ici que vous allez pouvoir mettre des documents que vous souhaitez partager avec les autres membres de l’espace.

Des répertoires peuvent être créés pour organiser les différents documents. Pour ce faire, cliquer sur « Ajouter un répertoire ».

Pour ajouter un document, sélectionnez le répertoire dans lequel il doit apparaître, s’il y en a un, puis cliquez sur le bouton vert « Ajouter des fichiers ».

Vous pouvez également créé un document partagé à partir de la suite bureautique en ligne OnlyOffice en cliquant sur la flèche qui se trouve à côté du bouton « Ajouter des fichiers ».

 

 

 

Vous pouvez également déplacer et supprimer (selon vos droits sur l’espace) les fichiers. pour ce faire, sélectionnez le document puis cliquer sur le bouton « (x) Eléments sélectionnés » (juste au dessus de la liste des documents). Vous avez ainsi accès à plusieurs options.

Dans le répertoire nommé « Fichiers du fil d’actualité », vous retrouverez tous les documents qui ont été mis en pièces jointes des publications faites sur l’espace.

8. RÉUNIONS

Ce module est un peu semblable à celui nommé « Calendrier », à la différence qu’il est vraiment prévu pour créer des réunions. À l’administrateur de l’espace de voir lequel convient le mieux aux besoins.

9. SUITE BUREAUTIQUE PARTAGÉE

Une suite bureautique complète est intégrée au Réseau social. Vous pouvez l’utiliser pour créer des documents en collaboration avec les autres membres de votre espace.

 

9.1. Créer un document partagé

À partir du fil d’actualité d’un espace :

Lorsque vous êtes dans l’encart qui vous permet de rédiger une publication, cliquez sur la flèche, à côté du bouton permettant de joindre un document. Cliquez ensuite sur « Create document ».

Vous allez maintenant pouvoir choisir le type de document partagé à créé : un document texte, un tableur ou une présentation sous forme de diapositives. Le document choisi va s’ouvrir dans une fenêtre, en plein écran.

Une fois créé, votre document apparaîtra dans le fil d’actualité mais également dans le module « Fichiers » de l’espace. Il sera classé dans le répertoire nommé « Fichiers du fil d’actualité ».

À partir du module « Fichiers » d’un espace :

Dans le module « Fichiers », vous pouvez créer un document partagé en cliquant sur la flèche qui se situe juste à côté du bouton « Ajouter des fichiers ». Sélectionnez ensuite « Create document ». Une fenêtre s’ouvre alors vous demandant de choisir quel type de document vous souhaitez créer.

9.2. Consulter et modifier un document partagé

À partir du fil d’actualité d’un espace :

Lorsqu’un document partagé est disponible directement dans le fil d’actualité d’un espace, cliquez sur le nom du document. Une fenêtre s’ouvre alors vous proposant soit de le télécharger, soit de l’éditer.

Si vous souhaitez apporter votre contribution au document, cliquez sur « Edit document ». Le document s’ouvre alors dans une fenêtre en plein écran et vous avez la possibilité de le modifier.

À partir du module « Fichiers » d’un espace :

Le principe est exactement le même. Lorsque vous êtes dans le module « Fichiers » de votre espace, cliquez sur le nom du document à ouvrir. Une fenêtre s’ouvre pour vous proposer de télécharger ou d’éditer le document. Choisissez « Edit document » si vous souhaitez pouvoir le modifier directement en ligne.

10. RÉGLAGES

Lorsque vous êtes sur un espace, vous pouvez accéder aux réglages relatifs à cet espace en cliquant sur le bouton avec un pictogramme en forme de rouage, dans le bandeau de l’espace.

Les actions alors disponibles sont :

 Annuler la participation : vous permet de quitter l’espace.

 Recevoir des notifications pour les nouveaux contenus : vous recevrez une notification spécifique pour toute nouvelle activité sur cet espace.

 Cacher les messages sur le fil d’actualité : les publications issues de cet espace n’apparaîtront pas dans votre fil d’actualité général (page sur laquelle vous arrivez lorsque vous vous connectez au réseau social).

11. INVITER DES PERSONNES À REJOINDRE UN ESPACE

Vous pouvez inviter des personnes à rejoindre un espace, en cliquant sur le bouton « + Inviter », situé dans le bandeau de l’espace.

Les membres d’un espace n’ont la possibilité d’inviter de nouvelles personnes que si l’administrateur de l’espace en a décidé ainsi. Il est donc tout à fait possible, que le bouton « + Inviter » n’apparaisse pas.

12. NOTIFICATION PAR EMAIL

Un email récapitulatif vous sera envoyé plusieurs fois par jour (la configuration actuelle est de 2 fois par jour). Il s’agit d’un résumé des différentes activités qui ont eu lieu sur les espaces dont vous faites partie. Cet email ne reprend pas les actions que vous avez effectuées mais seulement celles des autres personnes.

CHAPITRE 4 : ADMINISTRATION

Cette section concerne les administrateurs d’un ou plusieurs espaces.

1. RÉGLAGES D’UN ESPACE

Lorsque vous êtes sur un espace, en tant qu’administrateur, vous disposez de plus de réglages.

Pour accéder aux réglages relatifs à un espace, cliquez sur le bouton avec un pictogramme en forme de rouage, dans le bandeau de l’espace.

Les actions alors disponibles sont :

 Réglages : accès à la modification des informations sur l’espace (nom, description, mots clés, image, etc.).

 Membres : liste des membres avec leurs rôles et date de dernière connexion. C’est ici que vous pouvez enlever des membres de votre espace.

 Sécurité :

  • Onglet « Général » : vous accédez ici aux paramètres concernant la visibilité de votre espace (visibilité de l’espace, conditions d’adhésion à l’espace, visibilité par défaut des contenus publiés)
  • Onglet « Permissions » : vous accédez ici à la liste des toutes les actions possibles sur le réseau social. Vous pouvez autoriser ou interdire chaque action, pour chaque type de profil (propriétaire de l’espace, administrateurs, membres, etc.)

 Annuler la participation : vous permet de quitter l’espace.

 Modules : vous pouvez choisir quels modules (outils du menu de l’espace) seront activés et désactivés sur votre espace. ATTENTION : si vous désactivez un module qui a déjà été utilisé, vous perdez le contenu de ce module.

 Recevoir des notifications pour les nouveaux contenus : vous recevrez une notification spécifique pour toute nouvelle activité sur cet espace.

 Cacher les messages sur le fil d’actualité : les publications issues de cet espace n’apparaîtront pas dans votre fil d’actualité général (page sur laquelle vous arrivez lorsque vous vous connectez au réseau social).

CHAPITRE 5 : COMMENT CRÉER UN ESPACE ?

Pour créer un nouvel espace, rendez-vous sur  l’onglet « Mes espaces » et cliquez sur « + Espaces collaboratifs » :

Complétez les champs de présentation de votre espace et définissez les critères de visibilité. Si votre espace est public, vous devrez définir les  conditions d’adhésion. Si un espace est public et sur invitation uniquement, il faut savoir que des personnes n’en faisant pas partie pourront en voir le contenu si elles disposent de l’URL de l’espace. Si l’espace est privé alors seuls ses membres peuvent en voir le contenu et l’adhésion se fait obligatoirement par invitation.

Vous devrez ensuite sélectionner les modules que vous souhaitez utiliser sur l’espace (fichiers, tâches, etc.) :

Et enfin, vous pourrez commencer à inviter les membres de l’espace :

 

Pour toute question ou difficulté, n’hésitez pas à contacter notre équipe à communication@ies-sud.fr.