Répertoire

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SOMMAIRE

CHAPITRE 1 : STRUCTURES JURIDIQUES

  1. Gérer la liste des structures juridiques
  2. Création d’une structure juridique

CHAPITRE 2 : ÉTABLISSEMENTS

  1. Gérer la liste des établissements
  2. Création d’une entité géographique

CHAPITRE 3 : PÔLES

  1. Gérer la liste des pôles
  2. Création d’un pôle

CHAPITRE 4 : UNITÉS – SERVICES

  1. Gérer la liste des unités
  2. Création d’une unité / service
  3. Copie d’une unité / service

CHAPITRE 5 : PROFESSIONNELS

  1. Gérer la liste des professionnels
  2. Création d’un professionnel

CHAPITRE 6 : ATTRIBUTION DES RÔLES

  1. Attribution d’un rôle
  2. Suppression des rôles
  3. Définition des rôles cachés

CHAPITRE 7 : VALIDATION DES DONNÉES

  1. Pour l’utilisateur
  2. Pour l’administrateur : paramétrage des scénarios de validation
  3. Foire aux questions

Le répertoire permet de lister les établissement de santé, les structures médico-sociales et sociales.

La hiérarchie est la suivante :

  • Une unité appartient à un pôle
  • Un pôle appartient à un ou plusieurs établissements
  • Un établissement appartient à une structure juridique
  • Une structure juridique peut être un établissement

Le schéma est repris ci dessous

SCHEMA-STRUCTURE

 

CHAPITRE 1 : STRUCTURES JURIDIQUES

Cette fiche décrit :

  • Gestion des structures juridiques
  • Création d’une structure juridique

1. GÉRER LA LISTE DES STRUCTURES JURIDIQUES

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des structures juridiques

1.1 Effectuer une recherche

  • Dans le Bloc « Liste des filtres », sélectionner vos filtres, au choix :
    • Nom : Nom de l’établissement juridique
    • FINESS Juridique : N° de FINESS
    • SIREN : N°de SIREN
    • N° de Référence : identifiant unique dont le contenu est libre (à indiquer en l’absence de Finess ou Siren)
    • Archivé : archivé oui ou non
  • Puis cliquer sur « Filtrer »
  • Les résultats apparaissent dans le bloc « Liste de structures juridiques »

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes
    • Nom : Nom de la structure (FINESS juridique)
    • Etablissements : figure le ou les établissements rattachés à la structure juridique (FINESS géographique).
      Remarque : En cliquant sur le lien de l’établissement, la fiche répertoire s’ouvre (fiche géographique)
    •  La « Colonne action » regroupe les fonctions :
      • Consultation (de la fiche Juridique)
      • Modification (de la fiche juridique)

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1.3. Consulter une fiche juridique

  • Dans la « Colonne action », cliquer sur « Action »
  • Puis sur « Consulter »
  • « La fiche Juridique de l’établissement » s’ouvre,

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles

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  • Imprimante/Imprimer : Imprime la Fiche établissement
  • Crayon/Modifier : Permet de modifier la fiche établissement
  • Poubelle/Archiver : Archive la fiche établissement
  • Liste/Retour : Permet un retour à la liste des structures géographiques

1.4. Modifier une Fiche juridique

  • Dans la « Colonne action », cliquer sur « Action »
  • Puis sur « Modifier »
  • Le « Formulaire de modification » s’ouvre (identique au formulaire de création)
  • Pour valider cliquer sur « Mettre à jour »

2. CRÉATION D’UNE STRUCTURE JURIDIQUE

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des structures juridiques

  • Cliquer sur le bouton « + » / « créer » (disponible selon droit au dessus du « Bloc liste des filtres » )
  • Le formulaire de création « Nouvelle structure juridique » apparaît
  • Ce lien ouvre directement le formulaire de création « Nouvelle structure juridique »
  • Vous devez remplir tous les champs obligatoires (Astérix rouge)
  • Cliquer sur « Sauvegarder »

juridique

 

 

CHAPITRE 2 : ÉTABLISSEMENTS

acc_admin Cette fiche décrit :

  • Gestion de la liste des établissements
  • Création d’un établissement

1. GÉRER LA LISTE DES ETABLISSEMENTS

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion établissements

1.1 Effectuer une recherche

  • Dans le Bloc Liste des filtres, sélectionner vos filtres, au choix :
    • Nom : Nom de l’établissement (Localisation géographique)
    • FINESS Géographique : N° FINESS Géographique
    • SIRET : N° SIRET
    • Référence : Identifiant unique dont le contenu est libre (à indiquer en l’absence de Finess ou Siret)
    • Département : champ de saisie en lettres ou sélection dans le menu déroulant
    • Mono-unité : oui/non
    • Mes établissements : oui/non (en fonction de l’identifiant connecté)
    • Droit de modification : oui/non
    • Catégorie d’établissement : liste déroulante
    • Archivé : oui/non
  • Puis cliquer sur Filtrer
  • Les résultats apparaissent dans le bloc Liste des établissements

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes
    • Nom : Nom de l’établissement (Etablissement géographique)
    • Ville : Ville dans laquelle est situé l’établissement
    • Département : Département de l’établissement
    • Mono-unité : information sur le type
    • Standard : Numéro de téléphone référencé
    • Site : Adresse du site web si disponible
    • La colonne action regroupe les fonctions :
      • Consultation (de la fiche établissement)
      • Modification (de la fiche établissement)

1.3. Consulter un établissement

  • Dans la Colonne Actions, cliquer sur Actions
  • Puis sur Consulter 
  • La fiche de l’établissement s’ouvre, avec :
    • une présentation (un lien sur la page de l’établissement vers le site FINESS est ajouté automatiquement, si le FINESS est saisi)
    • des informations complémentaires
    • les unités disponibles (le clic sur le lien ouvre la fiche Unité)
    • un mémo sur l’activité
    • les contacts usuels

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Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles

  • Imprimante/Imprimer : Imprime la Fiche établissement
  • Crayon/Modifier : Permet de modifier la fiche établissement
  • Poubelle/Archiver : Archive la fiche établissement
  • + : Ajouter une unité
  • Liste/Retour : Permet un retour à la liste des établissements

1.4. Modifier une Fiche établissement

  • Dans la Colonne action, cliquer sur Action
  • Puis sur Modifier
  • Le Formulaire de modification s’ouvre (identique au formulaire de consultation)
  • Pour valider cliquer sur Mettre à jour

2. CRÉATION D’UNE ENTITÉ GÉOGRAPHIQUE

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des établissement

ou : Mon établissement/Présentation/mon établissement

  • Cliquer sur le bouton  Sans titre  / créer un établissement (disponible selon droit au dessus du Bloc liste des filtres en haut à droite)
  • Le formulaire  Créer un établissement apparaît
  • Renseigner si l’établissement est mono-unité ou non
  • Puis renseigner le formulaire Nouvel établissement
  • Cliquer sur Sauvegarder
conseil Les champs suivants ne sont pas modifiables par les utilisateurs :
– Raison Sociale
– Activités de soins
– Catégorie d’établissement
Il convient d’avoir le droit suivant : ORU_ROR_ETABLISSEMENT_ADMIN pour modifier ces 3 champs.

es_activite

es_contact

 

 

CHAPITRE 3 : PÔLES

Cette fiche décrit :

  • Gestion des Pôles d’un établissement
  • Création d’un Pôle pour un établissement

1. GÉRER LA LISTE DES PÔLES

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des pôles

1.1 Effectuer une recherche

  • Dans le Bloc « Liste des filtres », sélectionner vos filtres, au choix :
    • Nom : Nom du pôle
    • Code pôle : Code attribué au pôle
    • Etablissement : Etablissement du pôle
    • Archivé : oui/non
  • Puis cliquer sur « Filtrer »
  • Les résultats apparaissent dans le bloc « Liste des pôles»

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes
    • Nom : Nom du pôle
    • Structure Juridique du pole : Etablissement (FINESS juridique)
    • Code du pôle : Code attribué au pôle au sein de l’établissement
    • « La colonne action » regroupe les fonctions :
      • Consultation (de la fiche Juridique)
      • Modification (de la fiche juridique)

1.3. Consulter un pôle

  • Dans la « Colonne action », cliquer sur « Action »
  • Puis sur « Consulter »
  • « La fiche du pôle» s’ouvre, avec :
    • une présentation
    • les unités rattachées au pôle (un clic sur le lien ouvre la fiche de l’unité)
    • Le chef de Pôle

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles

  • Imprimante/Imprimer : Imprime la Fiche du pôle
  • Crayon/Modifier : Permet de modifier la fiche du pôle
  • Poubelle/Archiver : Archive la fiche du pôle
  • Liste/Retour : Permet un retour à la liste des pôle

1.4. Modifier une Fiche Pôle

  • Dans la « Colonne action », cliquer sur « Action »
  • Puis sur « Modifier »
  • Le « Formulaire de modification » s’ouvre (identique au formulaire de création)
  • Pour valider cliquer sur « Mettre à jour »

2. CRÉATION D’UN PÔLE

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des pôles

  • Cliquer sur le bouton « + » / « créer » (disponible selon droit au dessus du « Bloc liste des filtres » )
  • Le formulaire  « Créer un pôle » apparaît
  • Puis renseigner le formulaire

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CHAPITRE 4 : UNITÉS – SERVICES

Cette fiche décrit :

  1. Gestion des unités/services d’un établissement
  2. Création d’une unité/service pour un établissement
 acc_admin Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des unités / services

1. GÉRER LA LISTE DES UNITÉS

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

1.1 Effectuer une recherche

  • Dans le Bloc « Liste des filtres », sélectionner vos filtres, au choix :
    • Etablissement : établissement de l’unité
    • Dénomination locale : nom de l’unité
    • Type d’unité : libellé de l’activité de l’unité (liste paramétrable par administrateurs)
    • Discipline : activité autorisée (liste paramétrable par administrateurs)
    • Code unité médicale : numéro attribué par l’établissement à son unité
    • Spécialités : spécialités médicales
    • Archivé : oui/non
  • Puis cliquer sur « Filtrer »
  • Les résultats apparaissent dans le bloc « Liste des unités»

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes :
    • Etablissement : nom de l’établissement
    • Type d’unité :  libellé de l’activité de l’unité
    • Dénomination locale : nom de l’unité
    • Spécialités : spécialités médicales
    • Lits : nombre de lits autorisés
    • Places : nombre de places autorisées
  • La colonne « Actions » regroupe les fonctions :
    • Consultation (de la fiche unité / service)
    • Modification (de la fiche unité / service)

1.3. Consulter une fiche unité / service

  • Dans la colonne « Actions », cliquer sur « Actions »
  • Puis sur « Consulter »
  • « La fiche unité » s’ouvre, avec :
    • le descriptif complet de l’unité
    • les professionnels rattachés à l’unité (un clic sur le lien ouvre la fiche du professionnel)

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles :

bt_imp Imprimer : Imprime la fiche unité / service
bt_modifier Modifier : Modifie le contenu de la fiche
bt_archiver Archiver : Archive la fiche unité / service
bt_transferer Transférer : Transfert de l’unité vers un autre établissement
bt_type Changer le type d’unité : Modifie le type d’unité
bt_retour_liste Retour à la liste : Permet un retour à liste des unités / services

1.4. Modifier une Fiche unité

  • Dans la colonne « Actions », cliquer sur « Actions »
  • Puis sur « Modifier »
  • Le « Formulaire de modification » s’ouvre (identique au formulaire de création)
  • Pour valider cliquer sur « Mettre à jour »

2. CRÉATION D’UNE UNITÉ / SERVICE

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin est : Administration/Répertoire/Gestion des unités/services

  • Cliquer sur le bouton « + » / « créer » (disponible selon droit au dessus du « Bloc liste des filtres » )
  • Le formulaire  « Créer une unité » apparaît
  • Sélectionner l’établissement concerné et le type d’unité à compléter
  • Puis renseigner le formulaire, les champs sont différents selon le type d’unité sélectionné.

3. COPIE D’UNE UNITÉ / SERVICE

Il est possible de dupliquer une unité, à partir de sa fiche, en cliquant sur le pictogramme correspondant.

Au clic sur le bouton, les questions suivantes sont posées, via un formulaire :

  • Nom de la nouvelle unité (obligatoire) : la valeur générée par défaut est « Nom de l’unité actuelle (copie) » ;
  • La copie doit-elle être effectuée vers le même établissement géographique : Oui (par défaut) / Non,
    • Si non, le choix de la structure de rattachement se fait dans un menu déroulant parmi les autres établissements géographiques de la structure juridique ;
  • Copier les professionnels rattachés à l’unité : Oui / Non (par défaut),
    • Si oui, il faut choisir quelles informations copier pour cette nouvelle unité :
      • Equivalent temps plein,
      • Email,
      • Téléphones,
      • Fonctions,
      • Droits.

 

CHAPITRE 5 : PROFESSIONNELS

Cette page décrit :

  1. La gestion de la liste des professionnels
  2. La création d’un professionnel
 acc_admin Selon vos droits, après  identification dans le ROR

1. GÉRER LA LISTE DES PROFESSIONNELS

Le chemin d’accès est : Administration/Professionnel/Gestion professionnels

1.1. Effectuer une recherche

Compte tenu du grand nombre de professionnels dans le ROR, nous vous conseillons d’utiliser la fonction de recherche pour filtrer les professionnels.

  • Dans le Bloc Liste des filtres, sélectionner vos filtres, au choix :
    • Professions : Menu déroulant
    • Fonctions : Menu déroulant
    • Nom
    • Prénom
    • Identifiant
    • E-mail : recherche sur l’e-mail de secours et de notification
    • Dernière connexion depuis : saisir la date et l’heure
    • Dernière connexion avant :  saisir la date et l’heure
    • Etablissements : champ de recherche dynamique
    • Compte utilisateur activé : si le compte n’est pas activé, l’utilisateur ne pourra se connecter mais il sera présent dans les listes de professionnels
    • Générique : oui/non
    • Rôle
    • Demande d’inscription : oui/non
    • Archivé : oui/non

ATTENTION Remarque : Il est maintenant possible de paramétrer une durée au bout de laquelle les professionnels archivés sont entièrement supprimés (attention, le paramètre « purge_period » est configuré sur 1 an par défaut)


  • Puis cliquer sur Filtrer
  • Les résultats apparaissent dans le bloc Liste des professionnels

1.2. Visualiser les résultats

  • Description des colonnes
    • Nom : Nom du professionnel
    • Prénom : Prénom du professionnel
    • Fonctions : Fonctions du professionnel
    • Icônes :
      • Cadenas : coche verte = professionnel activé dans le ROR
      • Tête : coche verte = Identifiant générique
      • Horloge : statut de l’inscription
    • Etablissement : Etablissement(s) de rattachement
    • La colonne Actions regroupe les fonctions
      • Consultation (de la fiche Juridique)
      • Modification (de la fiche juridique)

1.3. Consulter un professionnel

  • Dans la Colonne Actions, cliquer sur Actions
  • Puis sur Consulter 
  • La fiche du professionnel s’ouvre, avec :
    • La partie identitaire
    • Les informations complémentaires
    • Le ou les établissements associés
    • Les rôles du professionnel

Remarque : En haut à droite plusieurs boutons actions sont disponibles

  • Imprimante/Imprimer : Imprime la Fiche du pôle
  • Crayon/Modifier : Permet de modifier la fiche du pôle
  • Poubelle/Archiver : Archive la fiche du pôle
  • Lettre volante : Envoyer un mail de bienvenue
  • Lettre : Modifier la messagerie sécurisée
  • Clé : Rafraîchi les droits
  • Arc rouge : Ouvre Redmine
  • Liste/Retour : Permet un retour à la liste des pôle

1.4. Modifier une Fiche Professionnel

  • Dans la « Colonne Actions, cliquer sur Actions
  • Puis sur Modifier
  • Le Formulaire de modification s’ouvre (identique au formulaire de création)
  • Pour valider cliquer sur Mettre à jour

2. CRÉATION D’UN PROFESSIONNEL

Selon vos droits, après  identification dans le ROR

Le chemin d’accès est : Administration/Professionnel/Création professionnels

  • Cliquer sur Ajouter en haut à droite
  • Remplir le cadre Nouveau Professionnel avec

CHAMPS IDENTITÉ

  • Nom : Obligatoire
  • Prénom : Obligatoire
  • Sexe : Obligatoire

CHAMPS INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

  • Activé : Saisir si le professionnel est en activité
  • E-mail de secours : cette adresse e-mail permettra la réinitialisation du mot de passe en cas d’oubli.
  • E-mail de notification : cette adresse e-mail vous permettra de recevoir toutes les notifications ROR, si vide l’adresse e-mail de secours sera utilisée.
  • Nom d’utilisateur : Saisir première lettre du prénom suivi du nom de famille (pnom), le nom d’utilisateur est l’identifiant utilisateur permettant la connexion sur le ROR.
  • ADELI : Saisir le numéro ADELI si connu
  • RPPS : Saisir le numéro RPPS pour les professionnels de santé, un contrôle s’effectue sur la cohérence du numéro RPPS
  • Identifiant National CPS : pour les professionnels de santé
  • Visibilité dans la recherche : Saisir si l’utilisateur est accessible aux recherches sur le ROR

CHAMPS COMPÉTENCES

  • Spécialités : Sélectionner le ou les spécialités du professionnel
  • Compléments : pour les compléments d’information en saisie libre
  • Compétences : Sélectionner les compétences complémentaires du professionnel

CHAMPS ETABLISSEMENT ASSOCIE

  • Etablissements : pour accéder aux compléments du formulaire cliquer sur Ajouter un établissement
    • Etablissement : champ de recherche vers les ES répertoriés sur le ROR
    • Unités : champ de recherche vers les unités de l’ES saisi
    • Fonctions : Saisir la fonction du professionnel
    • Équivalent temps plein : Saisir le temps de travail du professionnel
    • Adresse e-mail établissement : Adresse professionnel (cette adresse ne recevra pas le lien de régénération d’un mot de passe en cas de perte)
    • Téléphones : pour accéder aux compléments du formulaire cliquer sur Ajouter un téléphone.
      • La visibilité du numéro de téléphone est paramétrable : Régionale : visible par tous les utilisateurs, SAMU : visible par les professionnels rattachés au SAMU dont l’établissement dépend, Etablissement : visible uniquement par les utilisateurs rattachés à l’établissement du professionnel concerné.
  • Vous pouvez :
    • Ajouter un établissement supplémentaire en cliquant sur Ajouter 
    • Supprimer un établissement en cliquant sur Retirer cet établissement

Pour finaliser :

  • Cliquer sur Sauvegarder

Lors de la création de sa fiche, le professionnel est automatiquement notifié de ses nouveaux paramètres de connexion sur l’adresse e-mail de notification si complétée sinon sur l’adresse e-mail de secours.

conseil Pour toute modification d’email du professionnel (secours, notification et email établissement), un mail est envoyé pour valider cette nouvelle adresse email.

Étapes de modification d’adresse email

pendule Une demande de validation d’adresse email est actuellement en cours. Possibilité de renvoyer une nouvelle demande en cliquant sur cette icône.
validation Adresse email validée par le professionnel

 

 

CHAPITRE 6 : ATTRIBUTION DES RÔLES

Cette page décrit la manière d’attribuer ou supprimer des rôles informatiques sur le ROR. Cette manipulation peut être réalisée par un Directeur de structure, un référent établissement et un administrateur du ROR.

1. ATTRIBUTION D’UN RÔLE

  • Dans la partie Mon établissement / Présentation / Mes professionnels
  • Ouvrir la fiche du professionnel en cliquant sur Modifier
  • En bas du formulaire, dans le bloc RÔLES cliquer sur Ajouter des rôles
  • Sélectionner le rôle à attribuer ou taper les 3 premières lettres
  • Affichage à droite de la destination du rôle (présélection automatique « classique » : structure juridique, établissement ou unité)
  • Décocher les éléments non concernés
  • Cliquer sur Valider
conseil Pour connaître les droits associés au rôle sélectionné, cliquer sur « Plus d’infos »

Possibilité de modifier la présélection automatique de la destination du rôle en cliquant sur « Plus de choix »

Exemple : attribuer le rôle de Référent établissement sur l’ensemble de la structure juridique :

  • Cliquer sur Plus de choix
  • Toutes les affectations possibles s’affichent : structures juridiques, établissements et unités.
  • Décocher les éléments non concernés (dans cet exemple, ne garder que la structure juridique » souhaitée.
  • Cliquer sur Valider

2. SUPPRESSION DES RÔLES

  • Ouvrir la fiche du professionnel en cliquant sur Modifier.
  • En bas du formulaire, dans le bloc « RÔLES » cliquer sur l’icône « Poubelle » à droite du rôle à supprimer.
  • Attention la sauvegarde est automatique pour toutes suppressions de rôles.

3. DÉFINITION DES RÔLES CACHÉS

Afin d’améliorer la lisibilité des rôles pour un professionnel, certains rôles sont cachés automatiquement. Pour les visualiser, cliquer sur Voir rôles cachés dans la fiche du professionnel.

Par défaut, les rôles cachés sont les suivants :

  • « Professionnel » : attribué à tout professionnel
  • « Fonction xxxxxxxxx » : attribué à tout professionnel suivant la fonction sélectionnée

 

CHAPITRE 7 : VALIDATION DES DONNÉES

Fonctionnalité disponible en expérimentation à partir de la version 3.7 (mai 2018)

 Les administrateurs peuvent créer autant de scénarios différents afin de pouvoir répondre aux cas suivants :

  1. Demander à un professionnel de compléter ou vérifier les données le concernant.
  2. Demander à un référent d’une unité de compléter ou vérifier les données des professionnels de l’unité.
  3. Demander à un référent d’une unité de vérifier les professionnels présents dans son unité.
  4. Demander à un référent d’une unité de compléter ou vérifier les données de son unité.
  5. Demander à un référent établissement de vérifier les unités listées dans son établissement.
  6. Demander à un référent établissement de compléter ou vérifier les données de son établissement.

Pour accéder au paramétrage de ces demandes de validation, le chemin est : Administration/Validation des données/Scénarios de validation

 

1. POUR L’UTILISATEUR

1.1. Vérification et complétude des données personnelles

Cette section se rapporte au cas numéro 1 : « Demander à un professionnel de compléter ou vérifier les données le concernant ».

Lorsque l’utilisateur se connecte au Portail de santé PACA, une fenêtre modale s’affiche. C’est dans cette fenêtre que l’utilisateur pourra vérifier et/ou compléter l’ensemble des données qui auront été sélectionnées lors du paramétrage de la demande de validation.

Les utilisateurs peuvent, à tout moment, accéder au contenu de cette fenêtre en allant sur : Mon établissement/Validation des données/Gérer mes données personnelles.

1.2. Vérification et complétude des autres données

Cette section se rapporte aux cas numéro 2 à 6 :

  • Demander à un référent d’une unité de compléter ou vérifier les données des professionnels de l’unité.
  • Demander à un référent d’une unité de vérifier les professionnels présents dans son unité.
  • Demander à un référent d’une unité de compléter ou vérifier les données de son unité.
  • Demander à un référent établissement de vérifier les unités listées dans son établissement.
  • Demander à un référent établissement de compléter ou vérifier les données de son établissement.

Lorsque l’utilisateur se connecte au Portail de santé, une fenêtre modale s’affiche. Cette fenêtre liste les différents cas de validation concernant l’utilisateur connecté. Pour chaque cas, un bouton permet d’ouvrir la liste des validations correspondantes.

 

Les utilisateurs peuvent, à tout moment, accéder au contenu de cette fenêtre en allant sur : Mon établissement/Validation des données/Gérer mes données.

 

2. POUR L’ADMINISTRATEUR : PARAMÉTRAGE DES SCÉNARIOS DE VALIDATION

Les scénarios de validation des données sont à créer avec modération car ils manipulent de très gros volumes de données.

2.1. Tableau de bord

Cet écran permet de lister l’ensemble des scénarios existants et d’afficher, pour chacun d’entre eux, les informations suivantes :

  • Titre du scénario
  • Type du scénario
  • Date de création
  • Date de modification
  • Etat du scénario :
    • Activé (en vert)
    • Désactivé (en rouge)
    • Supprimé (en gris)
    • Un pictogramme indique que les données sont en cours de génération : plusieurs cas sont présentés dans le paragraphe suivant.
  • Actions sur le scénario :
    • Voir
    • Modifier (sauf si supprimé)
    • Désactiver / Activer (sauf si supprimé)
    • Supprimer (sauf si supprimé)

Des filtres permettent d’effectuer une recherche parmi les scénarios existants :

  • Titre du scénario
  • Type du scénario
  • Etat du scénario
    • Tous sauf supprimés
    • Activés
    • Désactivés
    • Supprimés
  • Par défaut : Oui / Non

 

L’accès à cet écran est limité à un droit correspondant à la “gestion des scénarios de validation”. Le chemin d’accès est : Administration/Validation des données/Scénarios de validation.

 

2.2. État du scénario : données en cours de génération

En attente de génération :

Le scénario a été modifié mais n’a pas été regénéré depuis. Les anciennes données continuent cependant à être utilisées et le scénario continue de proposer la validation de ces données aux utilisateurs. La génération du scénario permettra la mise à jour des données et supprimera les anciennes données obsolètes.

Génération en cours :

La génération du scénario est en cours.

 

Alerte sur une génération trop longue :

Cette alerte ne signifie par nécessairement une erreur. Si cet avertissement demeure, merci de contacter l’assistance technique.

 

Scénario à jour :

« Le scénario est à jour » ne veut pas forcément dire que le scénario a toutes les données concernant les rôles / droits, les nouveaux utilisateurs créés, etc. Cela signifie que le scénario a été mis à jour depuis sa dernière modification par un administrateur.

 

2.3. Définition d’un scénario

Un scénario est défini par les éléments suivants :

Les champs suivants seront nécessaires à la définition d’un scénario :

  • ID : automatique
  • Titre : texte libre (128 caractères maximum)
  • Type :
    • Vérification ou complétude des données personnelles d’un professionnel
    • Vérification ou complétude des données de professionnels
    • Vérification ou complétude des professionnels présents dans une unité
    • Vérification ou complétude des données d’une unité
    • Vérification ou complétude des unités d’un établissement
    • Vérification ou complétude des données d’un établissement
  • Filtre collection : liste des collections existantes
  • Bouton d’accès au scénario : texte libre (128 caractères maximum)
  • Description du scénario : texte libre
  • Périodicité :
    • Une seule fois (pour un item à compléter)
    • Toutes les semaines
    • Toutes les deux semaines
    • Tous les mois
    • Tous les 3 mois
    • Tous les 6 mois
    • Tous les ans
  • Entité entière (établissement, unité, professionnel selon le type) : toutes les informations concernant l’entité devront être validées si le champ est sur Oui
  • Remplissage du champ obligatoire  :
    • ce champ n’apparaît que si l’item « Entité entière » est à « Non »
    • si le champ est à Oui, alors les utilisateurs ne pourront valider leur saisie qu’une fois les champs complétés
  • Champs : liste de tous les champs des différentes entités (le contenu de la liste est conditionné par l’entité choisie)
  • Rôles concernés : liste des rôles existants
  • Notifications mails : oui / non
  • Fréquence des notifications (si le champs Notification mail est à activé)
    • Une fois par jour tant que saisie non effectuée
    • Une fois par semaine tant que saisie non effectuée
    • Une fois toutes les deux semaines tant que saisie non effectuée
    • Une fois par mois tant que saisie non effectuée
    • Une fois tous les 3 mois tant que saisie non effectuée
    • Une fois tous les 6 mois tant que saisie non effectuée
    • Une fois tous les ans tant que saisie non effectuée
  • Date de création : automatique
  • Date de modification : automatique
  • Etat : activé, désactivé ou supprimé

Exemple :

 

  • Titre : Test remplissage obligatoire Unités
  • Type : Vérification ou complétude des données personnelles d’un professionnel
  • Filtre collection : Etablissements du Var
  • Bouton d’accès au scénario : Test remplissage obligatoire Unités
  • Description du scénario : Test remplissage obligatoire Unités
  • Périodicité : Une seule fois
  • Champs concernés :
    • Entité entière (établissement, unité, professionnel selon le type) : Non
    • Remplissage du champ obligatoire : Oui
    • Liste de tous les champs des différentes entités (le contenu de la liste est conditionné par l’entité choisie) : Unité – Code unité médicale / Unité – Nombre de lits / Unité – Finalité du projet / Unité – Discipline
  • Rôles concernés : Référent Établissement
  • Notifications mails : Non
  • Activé : Oui

Ce scénario indique que tous les professionnels rattachés à un établissement du Var verront s’ouvrir la fenêtre leur demandant de vérifier et/ou compléter leurs nom, prénom et adresse email de notification. Ils recevront un email par jour, tant qu’ils ne valident pas les informations demandées. Cette vérification leur sera demandée tous les 6 mois.

 

2.4. Scénarios par défaut

Dans la liste des scénarios de validation (Administration/Validation des données/Scénarios de validation), certains scénarios peuvent être accompagnés du pictogramme suivant : . Ce sont les scénarios par défaut.

Ces scénarios sont mis en place pour guider les administrateurs régionaux dans la construction de leurs propres scénarios. Certains items sont pré-remplis et d’autres seront à remplir par les administrateurs. Ces derniers contiennent des indications sur les éléments attendus.

Les scénarios par défaut ne pourront pas être activés tant que tous les champs n’auront pas été traités par les administrateurs.

 

Les scénarios par défaut sont créés ainsi :

Voici comment se présente un scénario par défaut lors de sa modification :

Une fois tous les champs complétés, cliquer sur « Mettre à jour » pour enregistrer les modifications.

L’activation du scénario se fait :

  • soit, dans la fiche de modification de scénario (ci-dessus) en mettant le champs « Activé » à Oui ;
  • soit au niveau de la liste des scénarios, en cliquant sur le bouton d’action et en sélectionnant « Activer ».

 

2.5. Professionnels concernés par un scénario

Pour chaque scénario, il est possible de consulter la liste des professionnels concernés par ce scénario.

Pour cela, sur le tableau de bord, cliquer sur le bouton « Action » puis sélectionner « Consulter ».

 

Une fois sur la fiche récapitulative du scénario en question, cliquer sur le pictogramme « Professionnels concernés ».

La liste de tous les professionnels concernés par ce scénario apparaît alors.

Des filtres permettant d’effectuer une recherche dans la liste sont disponibles.

 

2.6. Listes de travail par scénario

Pour chaque scénario (sauf la validation des données personnelles), il est possible de consulter la liste de travail, c’est à dire l’ensemble des validations restant à faire.

Pour cela, sur le tableau de bord, cliquer sur le bouton « Action » puis sélectionner « Consulter ».

Une fois sur la fiche récapitulative du scénario en question, cliquer sur le pictogramme « Liste de travail globale ».

 

La liste de tous les éléments non validés dans le cadre de ce scénario apparaît.

 

3. FOIRE AUX QUESTIONS

 

Pour l’utilisateur

Q : Dans le cas où 2 référents établissement se partagent une donnée à valider, lorsque l’un d’eux valide la donnée, l’autre référent est-il encore sollicité ?

R : Non, la donnée n’est à valider qu’une seule fois.

 

Pour l’administrateur

Q : Les données déjà validées feront-elles l’objet d’une nouvelle validation si un scénario est désactivé puis réactivé ?

R : Non, ces données resteront validées.

Q : Qu’advient-il des données déjà validées lorsqu’un scénario est archivé ?

R : Lorsqu’un scénario est archivé, les données de validations sont supprimées. Les données ne restent donc pas validées. Un message d’avertissement apparaîtra avant archivage.